Trong ngành sản xuất, rất nhiều hoạt động, nếu không muốn nói là tất cả, đều được dựa trên dự báo nhu cầu sản xuất trong tương lai. Vì lý do này, các nhà sản xuất luôn xem dự báo nhu cầu sản xuất là một trong những nền tảng quan trọng để thực hiện quy trình sản xuất một cách chính xác, đúng thời điểm và hiệu quả.

Trong bài viết trước “Vai trò cách mạng của ERP trong ngành sản xuất”, chúng tôi đã đề cập đến khảo sát gần đây bởi Gatepoint, trong đó 49% các quản lý sản xuất được phỏng vấn cảm thấy cần phải cải thiện hệ thống dự báo nhu cầu sản xuất để đạt được mục tiêu doanh thu đã đặt ra.

Vì sao cần dự báo nhu cầu sản xuất?

Để giữ vị thế trên thương trường, nhà sản xuất phải nhanh chóng thích ứng với thị trường biến động cũng như liên tục đem đến những sản phẩm chất lượng và dịch vụ đột phá đến khách hàng. Vì vậy, họ cần đến dự báo nhu cầu sản xuất.

Dự báo nhu cầu sản xuất là một phần của hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) để dự toán số lượng nguyên vật liệu sản xuất, và tiên liệu thói quen mua sắm của khách hàng để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho mà vẫn đáp ứng được nhu cầu khách hàng.

Dự báo được dựa trên dòng thời gian, là một trong những phương pháp dự báo phổ biến nhất, lấy dữ liệu lịch sử để đưa ra dự báo tương lai. Tuy nhiên, phương pháp này lại bỏ qua các yếu tố ngoại sinh trong quá trình sản xuất dựa trên số lượng nhu cầu trong những kì trước.

Nó cho phép nhà quản trị sản xuất kết hợp các tình huống giả định trong kế hoạch sản xuất của mình và đưa ra các hoạt động thích hợp để đảm bảo mục tiêu sản xuất. Các hoạt động đó được bắt đầu từ số liệu dự toán, vì vậy dự đoán nhu cầu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của công việc lập kế hoạch sản xuất và quản lý rất nhiều quy trình và hệ thống trong doanh nghiệp như bán hàng, sản xuất, tài chính, cung ứng và phân phối.

Dự đoán nhu cầu sản xuất là công cụ chính cho các nhà sản xuất xác định chính xác tỷ lệ cung ứng hàng hóa tối ưu nhất là bao nhiêu, từ đó xây dựng ra kế hoạch mua vật liệu tương ứng để giữ mức sản xuất ở mức vừa đủ, cắt giảm chi phí. Hơn nữa, dự báo nhu cầu cũng góp phần tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận nội và ngoại trong suốt quá trình sản xuất, chẳng hạn như bộ phận Bán hàng và Sản xuất. 

Ví dụ, hoạt động quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng đều liên quan đến việc lên kế hoạch sản xuất và lưu trữ hàng hóa để đối phó với nhu cầu biến động của thị trường. Bộ phận sản xuất luôn cần thông tin dự báo từ bộ phận Bán hàng và Marketing để sản xuất vừa đủ đáp ứng nhu cầu thị trường và từ đó, cân bằng lại nguồn cung cầu của sản phẩm đó.

Dự báo nhu cầu sản xuất: những gì bạn cần

Sau đây là những thông tin đầu vào đặc trưng thường dùng để dự báo nhu cầu sản xuất:

Xu hướng mua hàng trong quá khứ: Dữ liệu từ 2-5 năm trước thường sẽ được sử dụng để phân tích hoạt động bán hàng.

Dự báo từ nhà cung cấp: hiểu rõ được xu hướng từ các nhà cung cấp để thích ứng với mọi hoàn cảnh một cách linh hoạt.

Thay đổi theo mùa: lượng hàng bán ra sẽ nhiều hơn vào một vài thời điểm nhất định trong năm, vì vậy nhà sản xuất cần những thông tin này để đưa ra kế hoạch sản xuất thích hợp. Hơn nữa, những yếu tố khác như vòng đời vật liệu thô cũng nên được bao gồm khi phân tích.

Hạn chế hoặc quy tắc của doanh nghiệp Tái kiểm tra và tái xác định những hạn chế của chu trình sản xuất, chẳng hạn như giới hạn dung lượng kho bãi để cân nhắc xem số lượng sản xuất bao nhiêu là thích hợp nhất.

Độ chính xác của dự báo sẽ tùy thuộc hầu hết vào độ chính xác của những thành phần trên. Mặc dù nhà sản xuất có thể sử dụng nhiều phương pháp dự báo khác nhau tùy theo góc độ chủ quan hay khách quan, nhưng giữa số liệu dự báo và số liệu thực luôn tồn tại khoảng cách. Khoảng cách càng cao, thì độ chính xác của dự báo càng thấp.

Vậy thì làm thế nào để gia tăng độ chính xác của dự báo nhu cầu sản xuất?

Chìa khóa giúp dự báo nhu cầu sản xuất chính xác: Cải thiện sự cộng tác trong quá trình dự báoSự cộng tác là rất cần thiết khi nhà sản xuất tính toán số lượng nhu cầu sản xuất có liên quan đến nhiều yếu tố như:

Nhu cầu trong quá khứ, bao gồm xu hướng, các sản phẩm tương tự, và yếu tố thời vụXu hướng kinh tế vi mô và vĩ mô.

Khuyến mãi và quảng cáo.

Giới thiệu sản phẩm mới và các hoạt động của đối thủ.

Kiến thức và sự đánh giá riêng biệt từ những người tham gia vào chuỗi cung ứng và phân phối.

Bằng cách cải thiện cộng tác giữa các bộ phận với nhau, nhân viên sẽ được cung cấp những dữ liệu trên một cách nhanh chóng, và thông qua các buổi thảo luận và sửa đổi, nhà sản xuất có thể dự đoán nhu cầu sản xuất cho từng dòng sản phẩm. 

Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp VN đều sử dụng Excel để xử lý dữ liệu phục vụ cho việc dự báo nhu cầu sản xuất, nhưng công cụ này không được đặc biệt thiết kế để thu thập và xử lý số lượng lớn dữ liệu, chia sẻ dữ liệu giữa nhiều nhân viên hay theo dõi việc nhập liệu của từng cá nhân. Điều này buộc người dùng phải tự thỏa thuận hoặc đưa ra giả định trong quá trình làm việc và có thể gây ra rắc rối lớn.

Vì vậy, cải thiện sự cộng tác trong doanh nghiệp bằng cách triển khai một hệ thống ERP có khả năng kết nối các bộ phận trong và ngoài sẽ là chìa khóa để gia tăng độ chính xác trong dự báo nhu cầu sản xuất. 

Sự cộng tác giữa nội bộ sẽ cung cấp bất kì thông tin lịch sử cũng như thị trường; và cộng tác giữa doanh nghiệp và các nhân tố bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng) sẽ cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về thị trường bên ngoài chẳng hạn như đơn đặt hàng, dự báo đặt hàng theo định kỳ hoặc sự thỏa thuận để đưa ra dự báo chính xác hơn. (Xem bảng)

Kết luận

Tất cả các doanh nghiệp sản xuất cần xây dựng một cơ cấu hợp tác sâu sắc hơn và phong phú hơn, giúp họ kết hợp chặt chẽ nhiều chức năng khác nhau trong doanh nghiệp, liên kết các tài nguyên bên trong và bên ngoài vào hệ thống nội bộ của bạn và hoạt động như một cá thể hợp nhất để tối ưu hóa quy trình dự báo nhu cầu sản xuất, và từ đó, thành công trong môi trường kinh doanh đầy biến động này.