Trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng hoặc mắc lỗi dẫn đến việc hóa đơn bị sai thông tin, không hợp lệ, thậm chí bị cơ quan thuế từ chối. Dưới đây là 5 lỗi thường gặp nhất và hướng dẫn cách phòng tránh khi sử dụng hóa đơn điện tử.

1. 🔁 Phát hành hóa đơn trùng số

Nguyên nhân: Khi hệ thống chưa đồng bộ đúng cách hoặc doanh nghiệp phát hành hóa đơn theo cách thủ công, có thể xảy ra tình trạng trùng số hóa đơn giữa các kỳ.

Cách khắc phục:

• Sử dụng phần mềm có tính năng quản lý tự động dãy số hóa đơn, đặc biệt khi có nhiều chi nhánh phát hành hóa đơn cùng lúc.

• Tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm ERP như Odoo để kiểm soát liên tục.

2. ✏️ Sai thông tin người mua hàng

Nguyên nhân: Nhập tay thông tin từ đơn hàng sang hóa đơn dễ dẫn đến sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ...

Cách khắc phục:

• Tự động hóa từ đơn bán hàng sang hóa đơn điện tử.

• Tích hợp hệ thống khách hàng với dữ liệu hóa đơn để hạn chế lỗi người dùng.

3. 📅 Lập hóa đơn sai ngày

Nguyên nhân: Hóa đơn lập không đúng với ngày giao dịch hoặc ngày bàn giao hàng hóa thực tế, có thể bị cơ quan thuế xử phạt.

Cách khắc phục:

• Thiết lập quy trình phát hành hóa đơn chuẩn hóa.

• Tự động cập nhật ngày lập hóa đơn theo ngày đơn hàng được hoàn thành thông qua phần mềm quản trị.

4. 🔐 Không có chữ ký số hoặc lỗi chữ ký số

Nguyên nhân: Thiết bị ký số gặp trục trặc hoặc hết hạn nhưng không được cập nhật.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra thường xuyên tình trạng chữ ký số.

• Tích hợp chữ ký số tự động trong hệ thống ERP để tránh rủi ro quên ký hoặc ký sai.

5. 📤 Không gửi hóa đơn đúng chuẩn đến cơ quan thuế

Nguyên nhân: Nhiều doanh nghiệp quên hoặc gửi không đúng định dạng XML theo quy định Tổng cục Thuế.

Cách khắc phục:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn có tích hợp API với Tổng cục Thuế, đảm bảo gửi đúng và được phản hồi trạng thái tức thời.

✅ BizApps – Giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp với Odoo

Tại BizApps, chúng tôi cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã được:

• Tích hợp trực tiếp vào hệ thống Odoo ERP.

• Ký số, gửi hóa đơn, đồng bộ dữ liệu kế toán, thuế chỉ trong 1 cú click.

• Tuân thủ đầy đủ quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bạn đang lo lắng vì sai sót hóa đơn?
BizApps sẵn sàng tư vấn và triển khai giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!