Những rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi chưa triển khai hóa đơn điện tử đúng cách\

Từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, việc “dùng cho có” hoặc triển khai nửa vời lại khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào tình huống vi phạm quy định, bị xử phạt, hoặc ảnh hưởng đến hoạt động kế toán – tài chính.

Bài viết này sẽ phân tích các rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp có thể gặp phải nếu không triển khai hóa đơn điện tử đúng cách, và gợi ý giải pháp hiệu quả từ BizApps ERP.

1. ❌ Sai sót trong thông tin hóa đơn

Khi nhập liệu thủ công, doanh nghiệp dễ gặp các lỗi như:

Nhập sai mã số thuế của khách hàng
Gõ nhầm số tiền
Chọn sai ngày xuất hóa đơn
Trùng số hóa đơn

Những sai sót này không chỉ làm mất thời gian xử lý lại, mà còn ảnh hưởng đến báo cáo thuế, kiểm toán và gây rủi ro bị phạt hành chính.

2. 📉 Không đối soát được dữ liệu giữa các bộ phận

Nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành theo kiểu "bán hàng một nơi, xuất hóa đơn một nẻo", kế toán phải lấy số liệu từ file Excel, email hoặc ghi chú tay để tạo hóa đơn. Điều này dễ dẫn đến:

Hóa đơn bị bỏ sót hoặc lập trùng
Không khớp số liệu giữa bán hàng và kế toán
Rất khó kiểm soát lịch sử giao dịch

3. 🔒 Mất an toàn dữ liệu và rủi ro pháp lý

Nhiều doanh nghiệp chọn giải pháp hóa đơn điện tử riêng lẻ, lưu trữ rời rạc hoặc không tuân thủ chuẩn của Tổng cục Thuế. Khi bị kiểm tra, doanh nghiệp không thể:

Xuất trình hóa đơn đúng chuẩn (file XML hợp lệ)
Chứng minh lịch sử phát hành hóa đơn
Lưu trữ đúng thời hạn quy định (10 năm)

Hậu quả có thể là bị xử phạt, truy thu thuế, hoặc mất quyền khấu trừ thuế GTGT.

4. 💡 Giải pháp: Tích hợp hóa đơn điện tử ngay trong phần mềm quản trị ERP

Để hạn chế tối đa sai sót và rủi ro, giải pháp tối ưu là tích hợp hóa đơn điện tử ngay trong phần mềm ERP, ví dụ như hệ thống BizApps:

✅ Tự động sinh hóa đơn từ đơn hàng
✅ Ký số và gửi mail hóa đơn ngay trong phần mềm
✅ Lưu trữ hóa đơn theo chuẩn Tổng cục Thuế
✅ Gắn liền hóa đơn với hệ thống bán hàng, kế toán, kho, công nợ
✅ Đảm bảo tuân thủ Nghị định 123 và Thông tư 78

📌 Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không đơn thuần là làm theo luật. Nếu được triển khai đúng cách và gắn liền với hệ thống vận hành, hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp: