Cách tạo các tài khoản thanh toán khách hàng bằng séc

Có hai cách để xử lý các khoản thanh toán được nhận bằng ngân phiếu. Odoo hỗ trợ cả hai phương thức vì vậy bạn có thể sử dụng cách bạn thường dùng.

1. Không ký quỹ: khi bạn nhận được ngân phiếu, bạn ghi nhận lại khoản thanh toán bằng ngân phiếu trên hóa đơn (sử dụng nhật ký Check và gửi vào tài khoản Quỹ không ký gửi). Sau đó, khi ngân phiếu đến tài khoản ngân hàng của bạn, bạn chuyển tiền từ Quỹ không ký gửi đến tài khoản ngân hàng của bạn.

2. Một bút toán duy nhất: khi bạn nhận được ngân phiếu, bạn ghi lại một khoản thanh toán trong ngân hàng của bạn và trả bằng ngân phiếu mà không cần thông qua Quỹ không ký gửi. Khi bạn xử lý bản sao kê tài khoản ngân hàng của mình, bạn làm cho cấn trừ tiền ký quỹ và khoản thanh toán bằng ngân phiếu phù hợp với nhau mà không cần phải tạo một khoản mục bút toán chuyên dụng.

Bạn nên chọn cách 1 vì cách này sẽ chính xác hơn (số dư trong tài khoản ngân hàng của bạn sẽ chính xác, chú ý các ngân phiếu chưa được giao dịch tiền mặt). Cả hai cách đều cần sự cố gắng như nhau.

Ngay cả khi cách 1 dễ sử dụng hơn, Odoo vẫn hỗ trợ cách 2 vì một vài kế toán viên đã quen với cách này (người dùng QuickBooks và Peachtree).

Ghi chú

Bạn có thể nhìn vào dấu hiệu Deposit Ticket nếu bạn gửi nhiều ngân phiếu vào tài khoản ngân hàng một lượt.

Lựa chọn 1:  Quỹ không ký gửi

Cấu hình

• Tạo nhật ký Checks

• Cài Undeposited Checks thành tài khoản tín dụng/ghi nợ mặc định

• Chỉnh tài khoản ngân hàng liên quan đến nhật ký này thành Allow Reconciliation

Từ các khoản thanh toán ngân phiếu đến bản sao kê tài khoản ngân hàng

Cách đầu tiên để xử lý các ngân phiếu là tạo một nhật ký ngân phiếu. Theo cách đó, ngân phiếu sẽ tự động trở thành một phương thức thanh toán và bạn sẽ phải ghi nhận lại hai giao dịch.

Khi bạn nhận được một thanh toán bằng ngân phiếu của khách hàng, truy cập hóa đơn liên quan và nhấp vào Resgister Payment. Điền thông tin về khoản thanh toán:

• Phương thức thanh toán: kiểm tra nhật ký (mà bạn đã chỉnh cấu hình tài khoản ghi nợ và tín dụng mặc định thành Undeposited Funds)

• Ghi chú: ghi số của ngân phiếu

 

Quy trình này sẽ cho ra khoản mục bút toán như sau:

 

Hóa đơn sẽ được đánh dấu là đã trả ngay khi bạn lưu lại khoản thanh toán bằng ngân phiếu. Sau đó, khi bạn nhận được bản sao kê tài khoản, bạn sẽ kết nối nó với ngân phiếu trong Undeposited Fund.

 

Nếu bạn sử dụng cách này để quản lý các khoản thanh toán bằng ngân phiếu, bạn sẽ nhận được một danh sách ngân phiếu mà chưa được giao dịch bằng tiền mặt trong tài khoản Undeposited Funds (có thể truy cập được, ví dụ như từ sổ cái).

Ghi chú

Cả hai phương thức đều cho ra một dữ liệu giống nhau trong phần kế toán của bạn ở cuối quy trình. Nhưng nếu bạn có ngân phiếu chưa được giao dịch tiền mặt, cách này sẽ dễ dàng hơn vì các ngân phiếu đó chưa được ghi lại trong tài khoản ngân hàng của bạn.

Lựa chọn 2: Chỉ cần một Sổ bút toán nhật ký

Cấu hình

Không có gì cần thiết lập khi bạn chọn quản lý thẻ tín dụng của mình theo cách này.

Từ các khoản thanh toán thẻ tín dụng đến bản sao kê tài khoản ngân hàng.

Khi bạn nhận được ngân phiếu của khách hàng, truy cập hóa đơn liên quan và nhấp vào Register Payment. Điền thông tin về khoản thanh toán:

• Phương thức thanh toán: ngân hàng mà bạn gửi tiền

• Ghi chú: đánh số ngân phiếu

 

Hóa đơn sẽ được đánh dấu là đã trả ngay khi bạn lưu lại ngân phiếu.

Sau đó, khi bạn nhận được bản sao kê tài khoản, bạn sẽ chỉnh sửa sao cho bản sao kê và khoản thanh toán thực trùng hợp với nhau (về mặt kỹ thuật: rê chuột vào khoản thanh toán này và liên kết nó với dòng bản sao kê)

Với cách này, bạn sẽ có được khoản mục bút toán trong sổ kế toán như sau:

 

Lời khuyên

Bạn có thể ghi lại khoản thanh toán trực tiếp mà không cần đi đến hóa đơn khách hàng, sử dụng bảng chọn Sales ‣ Payments. Phương thức này sẽ tiện lợi hơn nếu bạn có nhiều ngân phiếu cần phải ghi lại một loạt nhưng bạn phải đối chiếu các mục sau này (kết nối các khoản thanh toán với hóa đơn)

Nếu bản sử dụng cách này để quản lý ngân phiếu đã nhận, bạn có thể sử dụng báo cáo “Báo cáo bản đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng” để xác nhận ngân phiếu nào đã được nhận hoặc trả bởi ngân hàng (báo cáo này chỉ có từ lựa chọn “Thêm” từ bảng điều khiển Kế toán trong tài khoản ngân hàng được kết nối).