Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Chỉnh sửa hoặc xuất hóa đơn trả hàng

Trong phần mềm, việc thay đổi một hoá đơn đã được xác nhận và gửi cho khách hàng là không thể. Nếu có lỗi xảy ra đối với một hóa đơn đã được xác nhận, cách hợp pháp để giải quyết vấn đề này là xuất hóa đơn trả hàng, đối chiếu với hóa đơn gốc để đóng hóa đơn có lỗi và tạo hóa đơn mới.

 

Sửa hóa đơn đã được xác nhận

Nếu bạn cần chỉnh sửa một hóa đơn sẵn có, bạn hãy sử dụng nút Add Credit Note trên hóa đơn. Trong mục các phương thức hoàn trả, chọn “Modify: create a refund, reconcile, and create a new draft invoice".

Phần mềm sẽ tự động:

• Hoàn lại hóa đơn của bạn

• Đối chiếu hóa đơn hoàn lại với hóa đơn gốc (đánh dấu cho cả hai hóa đơn là đã thanh toán)

• Tạo một hóa đơn nháp mà bạn có thể chỉnh sửa được

Sau đó bạn có thể chỉnh sửa hóa đơn nháp và xác nhận khi nó đã hoàn toàn chính xác.

Hủy hóa đơn

Nếu bạn muốn hủy một hóa đơn hiện tại, bạn hãy sử dụng nútAdd Credit Note trên hóa đơn. Trong mục các phương thức hoàn trả, bạn chọn Xóa: Hoàn trả và đối soát”.

 

Phần mềm sẽ tự động:

• Hoàn lại hóa đơn của bạn

• Đối soát hóa đơn hoàn lại với hóa đơn gốc ( đánh dấu cho cả hai là đã thanh toán)

Không còn gì để làm nữa. Bạn có thể gửi hóa đơn hoàn trả bằng thư tay hoặc thư điện tử cho khách hàng, nếu trước đó bạn đã gửi hóa đơn gốc.

Chỉnh sửa một phần của hóa đơn

Nếu bạn cần hoàn trả một phần của hóa đơn, bạn sử dụng nút Add Credit Note trên hóa đơn. Trong mục các phương thức hoàn trả, bạn chọn “Create a draft refund”.

 

Phần mềm sẽ tự động tạo một hóa đơn hoàn trả nháp. Bạn có thể chỉnh sửa các khoản hoàn trả (ví dụ: xóa dòng bạn không muốn hoàn trả) và xác nhận. Sau đó, bạn gửi hóa đơn hoàn trả bằng thư tay hoặc thư điện tử cho khách hàng.

Lời khuyên

Hoàn trả một hóa đơn khác với việc hoàn trả lại tiền đã thanh toán. Thông thường, hóa đơn hoàn trả được gửi trước khi khách hàng thanh toán. Nếu khách hàng đã thanh toán, họ nên được hoàn tiền lại.