Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Làm thế nào để chỉnh sửa một hóa đơn đã được xác nhận?

Trong hầu hết các luật kế toán trên thế giới, việc chỉnh sửa một hóa đơn đã xác nhận và đã gửi cho khách hàng không được chấp nhận. Tuy nhiên, đôi lúc bạn cũng cần phải chỉnh sửa lại hóa đơn vì nhiều lý do khác nhau: như việc bán hàng có thay đổi, sai sót trong lúc kê hóa đơn…vv

1. Hoàn trả lại hóa đơn ban đầu

2. Tạo hóa đơn mới

Cơ chế hoàn tiền của phần mềm sẽ giúp bạn xử lý toàn bộ quy trình chỉ với vài cú nhấp chuột.

Chỉnh sửa hóa đơn

Nếu hóa đơn của bạn vẫn còn là bản nháp, bạn có thể chỉnh sửa tùy ý. Tuy nhiên, nếu hóa đơn của bạn đã được xác nhận, bạn không thể thay đổi được gì nữa. Nếu bạn cần chỉnh sửa, các bước phải làm là:

1. Hoàn trả lại hóa đơn gốc

2. Đối soát hóa đơn gốc và hóa đơn hoàn tiền để vô hiệu hóa đơn bị lỗi

3. Tạo một bản hóa đơn nháp, là bản sao của hóa đơn gốc

4. Xác nhận hóa đơn mới

Tất cả các bước đều được phần mềm thực hiện tự động. Những gì bạn phải làm là nhấp chuột vào nút Add credit note trên hóa đơn. Credit note hay còn gọi là hoá đơn điều chỉnh giảm hoặc hoá đơn âm được xuất bởi người bán. Mục đích là để hủy một phần giá trị từ trước đó của hóa đơn, lý do hàng hoá đã bị trả lại.

Trong hộp thoại hoàn tiền, bạn hãy chọn Modify: create note, reconcile and create a draft invoice (Chỉnh: tạo bút toán ghi có, đối soát và tạo mới hóa đơn nháp).

 Khi bạn nhấp chuột vào nút Add credit note , phần mềm sẽ vô hiệu hóa đơn hiện tại và tạo một hóa đơn mới, là bản sao của hóa đơn gốc.

Bạn hãy chỉnh sửa hóa đơn nháp này và xác nhận nó khi đã chính xác.

Lưu ý

Nếu bạn đã gửi hóa đơn gốc cho khách hàng, thì bạn hãy gửi hóa đơn mới và tiền hoàn lại để khách hàng có thể nhận đầy đủ các giấy tờ.