Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Chuyển đổi tài khoản ngân hàng

Một công ty có thể sở hữu nhiều tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt. Việc chuyển khoản từ ngân hàng này sang ngân hàng khác trên phần mềm được thực hiện như sau:

Cấu Hình

Kiểm tra hệ thống tài khoản kế toán và tài khoản chuyển khoản mặc định của bạn

Để xử lý các chuyển khoản nội bộ bạn cần một tài khoản chuyển khoản trong hệ thống tài khoản kế toán của bạn. Phần mềm sẽ tự động tạo một tài khoản dựa trên quốc gia trên hệ thống tài khoản kế toán của bạn. Để tham khảo hệ thống tài khoản kế toán và kiểm tra tài khoản chuyển khoản mặc định, bạn vào phân hệ kế toán, chọn Configuration (Cấu hình) > Settings (Thiết lập).

Hệ thống tài khoản kế toán của bạn sẽ được cài đặt lại dựa theo quốc gia mà bạn chỉ định trong quá trình tạo và nó sẽ không thay đổi. 

Tài khoản chuyển khoản mặc định sẽ được tự động tạo dựa trên luật của quốc gia của bạn. Nếu cần thiết, nó có thể chỉnh sửa từ cùng một trang.

Tạo một tài khoản thứ hai/ Sổ nhật ký

Trước khi chúng ta có thể tạo chuyển khoản nội bộ, chúng ta cần thêm vào một tài khoản mới trong bản điều khiển kế toán. Để thực hiện điều này, bạn hãy vào phân hệ kế toán, nhấp chọn Configuration (Cấu hình) > Bank Accounts (Tài khoản ngân hàng). Tạo một tài khoản mới, bạn nên điền vào mục Account Number (Số tài khoản). Bạn cũng có thể tạo mới và chỉnh sửa tài khoản của mình để ghi rõ thông tin.

Bằng việc lưu thay đổi, bây giờ bạn có nhiều hơn 1  tài khoản ngân hàng.

Tạo chuyển khoản nội bộ từ một ngân hàng này sang một ngân hàng khác

Chúng tôi sẽ chuyển 100.000 VND từ ACB sang STD

Tạo chuyển khoản nội bộ

Để thực hiện, bạn vào Accounting (kế toán) > Dashboard (bảng điều khiển) > More (xem thêm) > Internal Transfer (dịch chuyển nội bộ)

Tạo một khoản thanh toán mới. Loại hình thanh toán sẽ tự động chuyển thành chuyển khoản nội bộ. Chọn ngân hàng mà bạn muốn chuyển tiền đến, chỉ định số tiền và viết thêm ghi nhớ nếu bạn muốn.

Lưu ý

Phần ghi nhớ rất quan trọng nếu bạn muốn tự động đối soát.

Chọn Save (Lưu) và Confirm (Xác nhận) thay đổi để đăng kí thanh toán.

Về mặt kế toán, số tiền hiện tại được ghi nhận vào tài khoản chuyển khoản. Chúng tôi cần nhập sao kê ngân hàng đặt trước số tiền trong tài khoản cuối cùng.

Nhập sao kê ngân hàng và đối soát

Khi bạn nhận được sao kê ngân hàng ACB, nhấp chuột váo nút sao kê mới của ngân hàng ACB để nhập sao kê.

Đó là bởi vì chúng tôi đã không nhập sao kê ngân hàng xác nhận nơi tiền xuất phát và nơi tiền đến. Do đó, bạn cần thiết nhập sao kê ngân hàng và đối soát thanh toán với dòng sao kê chính xác. Khi bạn nhận được sao kê, nhấp chuột vào nút sao kê mới của ngân hàng tương ứng để nhập sao kê của bạn.

Điền vào Transactions line (dòng giao dịch) của bạn. Khi hoàn thành, phần mềm sẽ hiển thị số dư đã được tính toán. Số dư đó là số dư cuối ký theo lý thuyết trong tài khoản của bạn. Nếu như nó tương thích với sao kê ngân hàng, thì có nghĩa là không có xảy ra lỗi. Bạn hãy điền vào mục Ending balance (Số dư cuối lỳ) và nhấp chuột vào nút Reconcile (Xác nhận).

Cửa sổ như sau sẽ xuất hiện:

Bạn cần chọn các đối tác thanh toán. Chọn đúng dòng sao kê ngân hàng tương ứng với thanh toán và nhấp chuột vào nút Reconcile. Đóng bản sao kê lại để kết thúc giao dịch.

Bạn cần phải thực hiện lại bước tương tự khi bạn nhận được sao kê ngân hàng thứ hai. Lưu ý rằng nếu bạn định rõ số tiền và cùng một ghi nhớ trong cả sao kê ngân hàng và giao dịch thanh toán thì quá trình đối soát sẽ tự động diễn ra.