Có những cách gì để ghi nhận một khoản thanh toán?

Trong phần mềm, khoản thanh toán có thể được kết nối trực tiếp với một hóa đơn hoặc hoạt động như một hồ sơ riêng lẻ cho lần sử dụng sau:

• Khoản thanh toán được kết nối với một hóa đơn sẽ làm giảm tổng số tiền phải trả đúng hạn của hóa đơn đó. Bạn có thể liên kết nhiều khoản thanh toán với một hóa đơn.

• Khi khoản thanh toán không được kết nối với hóa đơn, khách hàng sẽ có khoản dư nợ với công ty của bạn, hoặc công ty của bạn sẽ có nợ chưa trả với nhà cung cấp.

Thanh toán hóa đơn

Nếu bạn đăng ký một khoản thanh toán trên hóa đơn khách hàng hoặc hóa đơn của nhà cung cấp, khoản thanh toán đó sẽ được tự động đối chiếu với hóa đơn được giảm tổng số tiền phải trả đúng hạn.

Lưu ý

Nếu bạn không đối soát một khoản thanh toán, nó vẫn còn được đăng ký trong hồ sơ của bạn nhưng sẽ không được kết nối đến một hóa đơn cụ thể nữa.

Các khoản thanh toán không được kết nối với hóa đơn

Đăng ký thanh toán

Trong mục Accounting (Kế toán), bạn có thể tạo một khoản thanh toán mới từ menu Sales (đăng kí vào một khoản thanh toán của khách hàng) hoặc menu Purchases (thanh toán cho nhà cung cấp). Nếu bạn sử dụng những bảng chọn này, khoản thanh toán sẽ không được kết nối với hóa đơn nhưng sau đó nó sẽ được đối soát với hóa đơn một cách dễ dàng.

Khi đăng ký một khoản thanh toán mới, bạn phải chọn một khách hàng hay nhà cung cấp, phương thức thanh toán và số tiền thanh toán. Tiền tệ của giao dịch sẽ được phương thức thanh toán quy định. Nếu khoản thanh toán có liên quan đến một tài liệu (đơn đặt hàng bán, đơn mua hàng hoặc hóa đơn), hãy thêm mục tham khảo của tài liệu này vào ô ghi chú.

Đối soát các hóa đơn thanh toán

Cách dễ dàng nhất để đối soát một khoản thanh toán với một hóa đơn là đối soát trực tiếp trên hóa đơn đó.

Khi xác nhận một hóa đơn mới, phần mềm sẽ cảnh báo bạn rằng sẽ có một khoản thanh toán nợ cho khách hàng hoặc nhà cung cấp này. Trong trường hợp đó, bạn có thể đối soát khoản thanh toán với hóa đơn ở gần khoản tổng bên dưới, dưới dòng “Outstanding Payments”.

Đối soát tất cả các khoản nợ chưa thanh toán và hóa đơn

Nếu bạn muốn đối soát cả các khoản nợ chưa thanh toán và hóa đơn cùng một lúc (thay vì phải làm từng cái), bạn có thể sử dụng chức năng đối soát hàng loạt trong phần mềm.

Chức năng đối soát hàng loạt sẵn có từ bảng điều khiển trong thẻ Hóa đơn khách hàng và thẻ Hóa đơn của nhà cung cấp để đối soát lần lượt các khoản phải thu và nợ phải trả.

Công cụ điều chỉnh các khoản thanh toán sẽ mở tất cả các khách hàng hoặc nhà cung cấp chưa được đối soát và sẽ để bạn thực hiện công việc điều chỉnh từng cái một sao cho chúng khớp với nhau, hoặc kết nối tất cả các khoản thanh toán đó và hóa đơn cùng một lúc.

Trong suốt quá trình đối soát, nếu tổng nợ không bằng tổng có thì vẫn còn một số dư cần được đối soát hoặc cần được hủy bỏ trực tiếp.

Chuyển tiền từ một tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác

Giống như tạo một khoản thanh toán cho khách hàng hoặc nhà cung cấp, bạn chuyển đổi tiền mặt giữa các tài khoản ngân hàng của bạn từ bảng điều khiển hoặc từ bảng chọn ở phía trên cùng.

Bạn sẽ được đưa đến màn hình tương tự như khi bạn nhận và tạo các khoản thanh toán.

 

Lưu ý

Khi chuyển nội bộ từ một tài khoản ngân hàng này sang tài khoản khác, chọn ngân hàng mà bạn muốn chuyển từ bảng điều khiển và trong màn hình đăng ký các khoản thanh toán, bạn chọn chuyển đến tài khoản. Đừng lặp lại quy trình này với một tài khoản ngân hàng khác nếu không bạn sẽ có hai khoản mục bút toán cho một giao dịch giống nhau.