Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Dự báo trước các hóa đơn kế tiếp cần thanh toán

Mỗi tháng, khi bạn có hàng trăm hóa đơn nhà cung cấp với các điều khoản thanh toán khác nhau, sẽ phức tạp để theo dõi những gì bạn phải trả và khi nào phải trả. Trả cho nhà cung cấp quá sớm có thể làm giảm số tiền mặt hiện có và trả quá trễ có thể dẫn đến việc tính tiền thêm.

Phần mềm cung cấp cho bạn công cụ chính xác để kiểm soát việc thanh toán các yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp một cách hiệu quả.

Cấu hình điều khoản thanh toán

Để theo dõi các điều khoản của nhà cung cấp, chúng tôi sử dụng các điều khoản thanh toán của phần mềm. Các điều khoản thanh toán cho phép bạn theo dõi các điều kiện để tính toán ngày trả tiền đúng hạn cho một hóa đơn. Ví dụ như, một điều khoản thanh toán có thể là:

● Thanh toán 50% trong vòng 30 ngày

● Thanh toán 50% trong vòng 40 ngày

Để tạo các điều khoản thanh toán thường dùng của bạn, sử dụng bảng chọn: Configuration (Cấu hình) > Management (Quản lý) > Payment Terms (Điều khoản thanh toán). Ví dụ sau đây cho thấy một điều khoản thanh toán trực tiếp 30% và số dư sau 30 ngày.

 

Khi các điều khoản thanh toán được quy định, bạn có thể mặc định gán chúng cho nhà cung cấp. Thiết lập trường Vendor Payment (Thanh toán nhà cung cấp) trong cửa sổ Accounting (Kế toán) của biểu mẫu nhà cung cấp. Theo cách đó, mỗi khi bạn mua hàng từ nhà cung cấp, phần mềm sẽ tự động đề xuất cho bạn điều khoản thanh toán phù hợp.

 

Ghi chú

Nếu bạn không cài đặt điều khoản thanh toán cụ thể cho một nhà cung cấp, bạn vẫn có thể cài đặt điều khoản thanh toán cụ thể cho hóa đơn nhà cung cấp đó.

Dự báo hóa đơn cần thanh toán dựa vào báo cáo dư nợ phải trả

Để theo dõi số tiền phải trả cho nhà cung cấp, sử dụng Aged Payable (tuổi nợ phải trả). Báo cáo này sẽ đưa bạn một bảng tóm tắt số tiền cần phải trả cho từng nhà cung cấp, tóm tắt này được đối chiếu với ngày đáo hạn (hạn trả nợ được tính toán trên mỗi hóa đơn sử dụng điều khoản thanh toán).

 

Báo cáo này cho bạn biết bạn phải trả bao nhiêu trong các tháng tới.

Chọn hóa đơn thanh toán

Sử dụng bảng chọn Purchases (Mua hàng) > Vendor Bills (Hóa đơn nhà cung cấp) để lấy danh sách các hóa đơn nhà cung cấp. Bằng cách sử dụng các bộ lọc nâng cao, bạn có thể lên danh sách tất cả các hóa đơn cần thanh toán hoặc hóa đơn đã quá hạn (bạn thanh toán trễ).

 

Từ màn hình này, bạn có thể chuyển đổi bảng Pivot hoặc xem biểu đồ để lấy số liệu về số tiền phải trả đúng hạn trong tháng tới, bằng cách sử dụng tính năng Due Date