Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Dự án / Hình dung nhiệm vụ của dự án

Hình dung nhiệm vụ của dự án

Tasks (nhiệm vụ) là một công việc hoặc nhóm công việc mà các thành viên trong tổ chức của bạn phải thực hiện như một phần của một dự án. Trong công việc kinh doanh hằng ngày, công ty của bạn có thể phải cố gắng sắp xếp giữa các nhiệm vụ và cần ưu tiên hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng trước. Thực hiện các nhiệm vụ đã đủ phức tạp, phải ghi nhớ chúng và theo dõi chúng thực sự là một gánh nặng. Tuy nhiên, phần mềm cho phép bạn hình dung và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác nhau một cách hiệu quả.

Thiết lập

Thiết lập duy nhất bạn cần làm đó là cài đặt module Project Management (Quản lý dự án)

Tạo nhiệm vụ

Một khi bạn đã thiết lập và cấu hình một dự án, bạn có thể dễ dàng tạo ra nhiệm vụ cho nó. Bạn chỉ cần vào dự án và click tạo một nhiệm vụ.

Việc đầu tiên bạn nên làm là đặt tên cho nhiệm vụ của mình.

Tổng quan dự án với giao diện Kanban

Một khi bạn đã tạo ra một vài nhiệm vụ, chúng có thể được quản lý và theo dõi bởi giao diện Kanban.

Giao diện kanban giống như mà một bảng biểu, chia dự án thành các giai đoạn khác nhau. Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn rõ ràng hơn về các giai đoạn dự án của bạn, nhiệm vụ của bạn đang nằm trong giai đoạn nào và mức độ ưu tiên của các công việc.

Giao diện kanban là hiển thị mặc định khi bạn tạo một dự án, tuy nhiên bạn có thể quan sát dự án với một giao diện khác và bạn có thể quay trở lại giao diện kanban bằng cách click vào logo như hình dưới đây

Ghi chú cho đồng nghiệp của bạn với dòng trạng thái trên mỗi nhiệm vụ

Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Trên mỗi một cột trong dự án, bạn có khả năng sắp xếp công việc của bạn theo thứ tự ưu tiên. Các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn sẽ tự động được chuyển lên trên cùng của cột. Từ giao diện Kanban, click vào các ngôi sao ở phía dưới của mỗi nhiệm vụ để đánh dấu mức độ ưu tiên. Đối với các nhiệm vụ không được gắn thẻ, phần mềm sẽ tự động phân loại chúng theo deadlines (hạn chót).

Nếu một nhiệm vụ quá hạn, deadlines của chúng sẽ được bôi màu đỏ (có thể xem trong giao diện dạng dang sách – list), do đó bạn có thể dễ dàng theo dõi sự tiến triển của các nhiệm vụ khác nhau.

Theo dõi deadlines với giao diện Lịch (Calendar view)

Nếu bạn thêm deadline vào nhiệm vụ của bạn, chúng sẽ đồng thời xuất hiện trên giao diện Lịch. Giống với một người quản lý, giao diện này có thể giúp bạn theo dõi mọi deadline với một cửa sổ đơn.

Mọi nhiệm vụ được gắn thẻ với màu sắc tương ứng và các nhân viên được phân công. Bạn có thể dễ dàng lọc các deadline của nhân viên bằng cách đánh dấu các ô liên quan trên bên phải của giao diện Lịch.
Bạn cũng có thể dễ dàng thay đổi deadline từ giao diện Lịch bằng cách kéo và thả các nhiệm vụ.