Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ bán hàng / Hóa đơn hợp đồng hỗ trợ
Hóa đơn hợp đồng hỗ trợ
Hóa đơn hợp đồng hỗ trợ là một loại dịch vụ bán hàng khác: Số giờ hoặc số ngày trả trước đã trả trước (ví dụ: hợp đồng hỗ trợ), hóa đơn dựa vào thời gian và vật liệu (ví dụ hóa đơn về giờ tư vấn thanh toán) hoặc hợp đồng cố định giá (ví dụ: dự án)
Trong phần này chúng ta sẽ thấy được làm thế nào để theo dõi hợp đồng hỗ trợ trả trước. Ví dụ như bạn có 1 gói bán hàng có giá 10 triệu cho 50 giờ, giá này thì cố định và thay đổi từ lúc ban đầu. Bạn muốn theo dõi dịch vụ hỗ trợ bạn đã làm cho khách hàng
Cấu hình
Cài đặt phân hệ Sales và Timesheet
Nếu bạn muốn theo dõi dịch vụ hỗ trợ mà bạn làm việc trên mỗi hợp đồng bạn cài phân hệ Sales (Bán hàng) và phân hệ Timesheet (Thời gian làm việc) như sau: Vào biểu tượng App (Ứng dụng)
Tìm phân hệ Sale Và phân hệ Timesheet sau đó nhấn vào nút Install của từng phân hệ tương ứng.
Tạo sản phẩm
Theo mặc định, sản phẩm được bán theo đơn vị số lượng. Trong đơn hàng để dịch vụ bán hàng là Per hour, bạn phải cho phép sử dụng biện pháp sử dụng nhiều loại đơn vị. Để cho phép sử dụng nhiều đơn vị khác nhau bạn làm như sau:
Từ phân hệ Sales (Bán hàng)
Vào menu Sales (Bán hàng) >Configuration (Cấu hình) > Setting (Cài đặt) > Tìm và tích chọn vào ô tùy chọn có tên Units of Measure (Đơn vị tính) > Click Save (Lưu) để áp dụng
Trong đơn hàng để bán hợp đồng hỗ trợ bạn phải tạo sản phẩm cho mỗi hợp đồng hỗ trợ mà bạn bán. Từ phân hệ Sales (Bán hàng) sử dụng menu Sales (Bán hàng) > Catalog (Danh mục ) > Product (Sản phẩm). Tạo mới sản phẩm với thiết lập như sau:
• Product Name: Tên sản phẩm là Technical support
• Product Type: Loại sản phẩm là Service (Dịch vụ)
• Unit of Measure: Đơn vị sử dụng là Hour (Giờ)
• Invoicing Policy: chính sách hóa đơn chọn loại Ordered quantities
Lưu ý rằng bạn có thể bán với các đơn vị hour (giờ) ví dụ như: Days (Ngày), gói 40h,.. Để như vậy chỉ cần tạo mới đơn vị đo lường trong danh mục đơn vị đo lường và đặt ra thiết lập tỷ lệ để chuyển đổi sang giờ (Ví dụ để chuyển từ ngày sang giờ ta thiết lập chuyển đổi như sau: 1 day = 8 hour)
Quản lý hợp đồng hỗ trợ
Báo giá và đơn bán hàng
Mỗi khi sản phẩm được tạo xong bạn có thể tạo báo giá hoặc tạo đơn bán hàng với các sản phẩm có liên quan. Mỗi khi báo giá được xác nhận và chuyển thành đơn bán hàng. Người sử dụng có thể ghi nhận dịch vụ có liên quan để hợp đồng hỗ trợ này được sử dụng trong phân hệ Timesheet.
Timesheet
Để theo dõi việc bạn làm trên hợp đồng một cách rõ ràng. Bạn nên sử dụng phân hệ Timesheet. Một tài khoản phân tích có liên quan tới đơn bán hàng đã được tự động tạo vì vậy bạn có thể theo dõi dịch vụ ngay khi nó được bán.
Kiểm soát việc hỗ trợ giao hàng trên đơn hàng
Vào phân hệ Sales (bán hàng) sử dụng menu Sales (Bán hàng) -> Sales Orders (Đơn bán hàng) để kiểm soát tiến độ của mọi đơn hàng. Trên dòng đơn bán hàng có liên quan tới hợp đồng bạn sẽ nhìn thấy
Trong tab Orders Lines hiển thị các đơn bán hàng có liên quan tới hợp đồng, trong đó ô Delivered Quantities sẽ được tự động cập nhật dựa vào số giờ có trong Timesheet
Bán sỉ và gia hạn
Nếu số giờ mà bạn trình bày trên hợp đồng hỗ trợ lớn hơn hoặc bằng số giờ khách đã mua hàng. Đơn bán hàng có trạng thái hóa đơn tự động được thiết lập là upselling. Điều này có nghĩa là bạn đã có cơ hội để bán hợp đồng bổ sung tới khách hàng từ khi họ sử dụng tất cả các báo giá của dịch vụ.
Theo định kỳ (lý tưởng nhất là định kỳ 1 lần 2 tuần) bạn nên kiểm tra đơn bán hàng ở trạng thái bán sỉ. Để làm việc này bạn vào menu Sales (Bán hàng) > Catalog (Danh mục) > Orders (Đơn hàng)
Sử dụng bộ lọc để lọc tất cả các đơn bán hàng đang ở trạng thái upselling (Bán thêm).
Nếu bạn bán một hợp đồng hỗ trợ bổ sung, bạn có thể thêm 1 dòng trên đơn bán hàng hiện tại hoặc tạo mới một đơn hàng. Để bỏ đánh dấu đơn hàng ở trạng thái upselling (Bán thêm) bạn có thể thiết lập cho đơn bán hàng là Done thì nó sẽ không còn trang danh sách các đơn hàng ở trạng thái upselling (Bán thêm).
Cấu hình đặc biệt
Khi tạo form sản phẩm bạn có thể thiết lập các phương pháp khác nhau để theo dõi dịch vụ
• Tạo công việc và theo dõi bằng giờ (Create task and track hours): Trong cách này mỗi công việc được tạo cho mọi dòng đơn hàng, sau đó khi bạn làm Timesheet bạn không ghi nhận số giờ trên đơn hàng hoặc hợp đồng nhưng bạn sẽ ghi nhận số giờ trên mỗi công việc (Task). Ưu điểm của giải pháp này là nó sẽ cho phép bán một số hợp đồng dịch vụ trong cùng đơn hàng
• Thực hiện bằng tay (Manually): Bạn có thể sử dụng phương thức này nếu bạn không muốn ghi nhận cho Timesheet trên Odoo. Số lượng giờ bạn làm việc trên hợp đồng rõ ràng có thể được ghi nhận bằng tay trực tiếp trên đơn bán hàng trong trường số lượng hàng được giao (delivered quantity).