Thuật ngữ kế toán (US GAAP)
Bản báo cáo lãi và lỗ (P&L) thể hiện hiệu suất của công ty trong một giai đoạn cụ thể (thường là năm hiện tại).
● Lợi nhuận thuần bằng doanh thu bán hàng trừ cho chi phí của hàng hóa bán ra.
● Chi phí vận hành (OPEX) bao gồm việc quản lý, bán hàng và lương cho các hoạt động nghiên cứu và phát triển cũng như tiền thuê và dịch vụ công cộng, phí khác, bảo hiểm ... bất cứ chi phí nào vượt quá giá vốn của hàng hóa bán ra.
Bảng cân đối kế toán thể hiện tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm cụ thể (ngược với báo cáo lãi và lỗ vì bản này giống như bản phân tích trong một kỳ kế toán).
Tài sản thể hiện sự thịnh vượng của công ty – những tài sản mà công ty sở hữu. Tài sản cố định bao gồm tòa nhà và văn phòng, các tài sản hiện có bao gồm tài khoản ngân hàng và tiền mặt. Khách hàng nợ tiền là tài sản. Nhân viên không phải là tài sản.
Liabilities là công nợ mà công ty phải trả trong tương lai (các hóa đơn, nợ, các nhà cung cấp chưa thanh toán)
Equity là tổng tiền đầu tư mà người thành lập hoặc cổ đông đóng góp cộng với thu nhập sau thuế (hoặc thua lỗ)
Mỗi năm lợi nhuận ròng (hoặc lỗ) được dùng để tính thu nhập sau thuế.
Tài sản được kê khai tài chính thông qua các khoản công nợ và hoàn ứng hoặc vốn chủ sở hữu (lợi nhuận, vốn góp).
Giữa mua tài sản (ví dụ mua một tòa nhà) và chi phí (ví dụ phí nguyên liệu) có sự khác biệt. Tài sản có giá trị cố hữu theo thời gian. Trái lại chi phí có giá trị và được tiêu thụ giúp cho công ty hoạt động.
Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán liệt kê tất cả các tài khoản dù đó là bảng cân đối kế toán hay bảng báo cáo lãi-lỗ. Mỗi cuộc giao dịch tài chính (thanh toán, hóa đơn) ảnh hưởng các mục tài khoản bằng cách chuyển giá trị từ một tài khoản (có) sang một tài khoản khác (nợ).
Thành lập công ty (vốn ban đầu 1,000 đô la Mỹ)
Hóa đơn khách hàng (100 đô la Mỹ + 9% thuế)
Vận chuyển hàng hóa đến khách hàng
Hoàn lại tiền cho khách hàngThanh toán cho khách hàng
Hàng hóa được nhận từ nhà cung cấp (đơn mua hàng: 50 đô la Mỹ)
Hóa đơn từ nhà cung cấp (hóa đơn: 50 đô la Mỹ)
Hóa đơn từ nhà cung cấp (hóa đơn 52 đô la Mỹ nhưng đơn mua hàng: 50 đô la Mỹ)
Hóa đơn từ nhà cung cấp đã thanh toán (2% đô la Mỹ + 9% thuế)
Mua một tòa nhà (hợp đồng mua hàng)
Thanh toán tiền xây dựng
Khấu hao tài sản thường niên (10% mỗi năm)
Hóa đơn khách hàng (hợp đồng dịch vụ 3 năm, 300 đô la Mỹ)
Ghi nhận doanh thu (Mỗi năm, kể cả năm đầu tiên)
Thời hạn nộp thuế
Bút toán
Tất cả chứng từ tài chính của công ty (hóa đơn, bản sao kê ngân hàng, phiếu lương, hợp đồng góp vốn) được lưu như là bút toán, ảnh hưởng nhiều loại tài khoản. Để cân đối bút toán, tổng nợ phải bằng tổng có.
Thành lập công ty Hóa đơn khách hàng (100 đô la Mỹ + 9% thuế)
Thanh toán của khách hàng
Hóa đơn từ nhà cung cấp (đơn mua hàng 50 đô la Mỹ như hóa đơn: 52 đô la Mỹ)
Hàng hóa cung cấp được nhập (đơn mua hàng: 50 đô la Mỹ)
Mua tài sản (300,000 đô la Mỹ - không thuế)
Thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp
Bán hàng bằng tiền mặt (hóa đơn bán hàng)
Khách hàng thanh toán hóa đơn, chiết khấu 5% nếu thanh toán sớm
Đóng năm tài chính – lợi nhuận dương và 50% lợi tức
Đối soát
Đối soát là quy trình đối chiếu các chi tiết bút toán của một tài khoản cụ thể, điều chỉnh các khoản nợ và có sao cho khớp với nhau.
Mục đích cơ bản của việc đối soát là liên kết các thanh toán với các hóa đơn liên quan để đánh dấu những hóa đơn này đã được thanh toán và làm rõ bản sao kê khách hàng. Điều này được thực hiện bằng cách tạo một đối soát trong Tài khoản kế toán phải thu.
Hóa đơn được đánh dấu là đã được thanh toán khi các Chi tiết bút toán phải thu được điều chỉnh cho khớp với các Chi tiết bút toán thanh toán có liên quan.
Việc đối soát được thực hiện tự động bằng hệ thống khi:
● Số tiền trả được tạo trực tiếp trên hóa đơn
● Sự liên kết giữa số tiền thanh toán và hóa đơn được tìm thấy trong quy trình đối soát giao dịch ngân hàng.
Đối soát ngân hàng
Đối soát ngân hàng là làm cho các dòng trong bản sao kê ngân hàng (được ngân hàng cung cấp) phù hợp với các nghiệp vụ tài chính phát sinh nội bộ (thanh toán cho nhà cung cấp hoặc từ khách hàng). Mỗi dòng trong sao kê ngân hàng có thể:
Khớp với lần thanh toán đã được lưu lại đợt trước
Nghiệp vụ thanh toán được tạo ra khi nhận được séc thanh toán từ khách hàng và khớp với nhau khi kiểm tra bản sao kê ngân hàng.
Được lưu như thanh toán mới
Bút toán thanh toán được tạo và khớp với hóa đơn tương đương khi kiểm tra bản sao kê ngân hàng.
Được lưu lại như một giao dịch khác.
Chuyển khoản ngân hàng, tính tiền trực tiếp,...
Odoo tự động đối soát hầu hết các cuộc giao và chỉ một vài trường hợp khác cần phải xem xét theo cách thủ công. Khi đối soát xong, số dư tài khoản ngân hàng trong Odoo nên khớp với số dư của bảng sao kê ngân hàng trong hệ thống.
Quản lý Séc
Có hai cách để quản lý séc và chuyển khoản điện tử nội bộ
● Hai bút toán và đối soát
● Một bút toán và một nghiệp vụ đối soát ngân hàng