Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Kế toán quản trị

Kế toán quản trị có thể được sử dụng cho các mục đích sau:

• Phân tích chi phí của công ty

• Lập hóa đơn khách hàng

• Phân tích năng suất của một dịch vụ hoặc dự án

Để quản lý kế toán quản trị thì cần kích hoạt trong Configuration (Cấu hình) > Settings (Thiết lập):

Để minh họa rõ hơn, bạn có thể xem 3 trường hợp của ba mô hình công ty khác nhau sau đây:

1. Công ty công nghiệp: phân tích chi phí

2. Công ty luật: lập hóa đơn thời gian làm việc

3. Công ty IT/ dịch vụ: phân tích năng suất làm việc 

Trường hợp 1: công ty công nghiệp: Phân tích chi phí

Trong công nghiệp, bạn sẽ phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phân tích theo phòng ban và sản phẩm.

Mục đích là nhằm xem xét chi phí, bán hàng và biên độ giữa các phòng ban/nguồn lực và sản phẩm. Mức độ đầu tiên của cấu trúc này gồm các phòng ban khác nhau, cấp thấp hơn đại diện cho danh mục sản phẩm công ty sản xuất và phân phối.

Hệ thống tài khoản kế toán phân tích cho một công ty sản xuất công nghiệp:

1. Phòng Marketing

2. Phòng Thương mại

3. Phòng quản trị

4. Danh mục sản phẩm 1

5. Danh mục sản phẩm 2

Thông thường, việc đánh dấu tài khoản quản trị trên mỗi hóa đơn rất hữu dụng. Khi hóa đơn được xác nhận thì nó sẽ tự động tạo ra bút toán cho cả tài khoản kế toán thông thường và tài khoản kế toán quản trị tương ứng. Mỗi bút toán trong tài khoản thông thường sẽ có ít nhất một bút toán quản trị giúp phân bổ chi phí phát sinh cho các phòng ban.

Đây là một bảng trích ra từ một số bút toán chung cho ví dụ trên, được phân bổ đến nhiều tài khoản quản trị khác nhau.

Báo cáo quản trị từ các phòng ban cho phép điều tra các chi phí được phân bổ đến mỗi phòng ban trong công ty. Hệ thống tài khoản kế toán thể hiện sự phân bổ chi phí công ty sử dụng trong ví dụ trên.

Trong ví dụ này về cấu trúc phân tầng trong phần mềm, có thể phân tích cả chi phí của từng danh mục sản phẩm và chi phí của cả quá trình sản xuất. Một báo cáo liên quan đến cả kế toán thông thường và kế toán quản trị cho phép chúng ta có được một bảng phân tích chi tiết chi phí của một phòng ban nào đó.

Ví dụ trên dựa trên bảng phân tích chi tiết chi phí của công ty. Phân bổ quản trị có thể hiệu quả chỉ riêng cho bán hàng. Chúng cung cấp thông tin lợi nhuận (bán hàng – chi phí) của các phòng ban khác nhau .

Báo cáo quản trị theo phòng ban chung quy được sử dụng cho cả công ty thương mại và công nghiệp .

Một dạng khác của báo cáo này, loại không chi tiêt theo bán hàng và phòng ban marketing, dùng để phân bổ các chi phí cho danh mục sản phẩm tương ứng. Điều này cung cấp một bảng phân tích về lợi nhuận của mỗi danh mục sản phẩm.

Lựa chọn dạng nào thì tùy thuộc vào mong muốn của bạn trong việc theo dõi năng lực marketing của mình. Một chi phí được áp dụng rộng rãi có được phân bổ theo phương thức chung hay không hoặc mỗi danh mục sản phẩm có tương ứng với chi phí marketing của nó không?

Trường hợp 2: công ty Luật: chi phí nhân sự

Công ty luật thường áp dụng quản trị theo vụ xử kiện, mỗi trường hợp thể hiện hồ sơ dữ liệu của một khách hàng hiện tại. Tất cả các chi phí và sản phẩm sau đó được đính kèm với một tài khoản hồ sơ dữ liệu/quản trị nào đó.

Một mối quan tâm chính của các công ty luật là lập hóa đơn giờ làm việc và lợi nhuận của vụ xử kiện và từ nhân sự.

Cơ chế sử dụng để mã hóa những giờ làm việc sẽ được trình bày chi tiết trong tài liệu timesheet. Giống như hầu hết các quy trình hệ thống, giờ làm việc được tích hợp với kế toán quản trị. Trong các biễu mẫu lao động, xác định chi phí của nhân sự. Tính phí theo giờ là một chức năng của chi phí nhân sự.

Vì vậy, một công ty luật sẽ lựa chọn báo cáo quản trị có thể phản ánh việc quản lý thời gian mà nhân sự của họ làm việc trong các vụ xử khác nhau.

Thanh toán các vụ xử khác nhau thì không phổ biến lắm. Những vụ xử không phù hợp với bất kỳ bút toán nào trong hệ thống kế toán thông thường cũng như không làm việc được trên hóa đơn mua hàng hoặc bán hàng. Chúng được thể hiện thông qua nhiều hoạt động quản lý khác nhau và không khớp với bất kỳ hệ thống kế toán phổ thông nào mà sẽ được tính trên cơ sở chi phí theo giờ làm việc của nhân sự.

Vào cuối tháng khi bạn trả lương và trợ cấp, thì bạn sẽ tích hợp chứng vào hệ thống kế toán phổ thông chứ không phải kế toán quản trị. Vì chúng đã được tính toán trong các lần lập hóa đơn của mỗi tài khoản. Báo cáo từ dữ liệu kế toán quản trị và kế toán thông thường sẽ giúp bạn so sánh giá trị tổng. Từ đó mà bạn có thể dự toán lại chi phí theo giờ làm việc của mỗi nhân sự dựa trên thời gian họ làm việc thực tế.

Các bảng dưới đây là ví dụ cho các bút toán quản trị khác nhau mà bạn có thể tìm các tài khoản quản trị của mình:

Cấu trúc bảng báo cáo trên cho phép nghiên cứu chi tiết hơn về khả năng lợi nhuận của đa dạng các giao dịch

Để biết có thêm nhiều thông tin về khả năng lợi nhuận, vui lòng tìm hiểu tại tài liệu: Kiểm soát chi phí nhân sự qua nhật ký công việc.

Thế nhưng kế toán quản trị không giới hạn bạn ở mức độ phân tích đơn giản khả năng lợi nhuận của các đối tượng khách hàng khác nhau. Trên cùng một dữ liệu, bạn có thể tự động lên chi phí dịch vụ cho khác hàng vào cuối tháng. Để lập hóa đơn khách hàng, chỉ cần kết nối kế toán quản trị với đơn bán hàng và bán sản phẩm mà được quản lý bằng nhật ký công việc hoặc chi phí.

Trường hợp 3: công ty IT dịch vụ: quản trị năng suất làm việc

Hầu hết các công ty dịch vụ IT đối mặt các vấn đề sau:

- Lên kê hoạch dự án

- Lập hóa đơn, khả năng lợi nhuận và theo dõi tài chính dự án

- Quản lý và hợp đồng
Để giải quyết các vấn đề trên, bạn có thể sử dụng hệ thống tài khoản kê toán quản trị lập cấu trúc theo dự án và đơn bán hàng.

Việc quản lý dịch vụ, chi phí và kinh doanh tương tự như của công ty luật. Lập hóa đơn và nghiên cứu lợi nhuận cũng gần như nhau.

Nhưng đối với các hợp đồng hỗ trợ, chúng thường được giới hạn ở một khoản giờ làm việc trả trước nào đó. Mỗi dịch vụ thể hiện trong kế toán quản trị cho thấy số giờ hỗ trợ còn lại. Để quản lý hợp đồng hỗ trợ, bạn có thể tạo 1 sản phẩm được cấu hình để lập hóa đơn trên đơn hàng và kết nối với đơn mua hàng trong kế toán quản trị.

Trong phần mềm, mỗi dòng chi tiết kế toán quản trị liệt kê ra số đơn vị được bán hoặc sử dụng cũng như những gì bạn thường thấy – đơn vị tiền tệ (USD hoặc GBP, hay tùy theo lựa chọn của bạn). Vì thế bạn có thể tổng kết số lượng được bán đi trên mỗi đơn bán hàng để xác định được số giờ hỗ trợ theo Hợp đồng là còn hay hết.

Kết luận

Kế toán quản trị giúp bạn phân tích chi phí và doanh thu trong bất kỳ mô hình doanh nghiệp nào. Bạn có thể bán hoặc mua dịch vụ, kiểm soát thời gian hoặc phân tích năng lực sản xuất.

Kế toán quản trị rất linh hoạt và dễ sử dụng thông qua mọi ứng dụng của phần mềm (bán hàng, mua hàng, nhật ký công việc, sản phẩm và hóa đơn,…).