Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Khi nào nên sử dụng hóa đơn nhà cung cấp hoặc biên nhận mua hàng?

Biên nhận mua hàng khác với hóa đơn nhà cung cấp. Hóa đơn nhà cung cấp là các yêu cầu thanh toán. Nếu chúng ta xuất một đơn mua hàng, nhà cung cấp trong hầu hết các trường hợp sẽ gửi một hóa đơn nhà cung cấp. Tùy thuộc vào chính sách hóa đơn mà sẽ có khoảng thời gian nhất định để thanh toán. Biên nhận mua hàng là xác nhận của các khoản thanh toán đã trả. Chúng là những hóa đơn thường ngày.

Từ quan điểm kế toán, điều này tạo ra sự khác biệt vì hóa đơn nhà cung cấp đầu tiên sẽ tạo ra một khoản nợ trước khi đối soát với tài khoản ngân hàng. Mặt khác, khoản nợ cũng không được tạo ra khi chúng ta trả hóa đơn mua hàng ngay lập tức.

Thêm vào đó, biên nhận mua hàng có thể có mức thuế khác nhau trên một mục sản phẩm, trong khi hóa đơn nhà cung cấp áp dụng chỉ một mức thuế trên toàn bộ hóa đơn.

Nếu tài khoản ngân hàng của công ty chỉ được xuất biên nhận mua hàng, được dùng để trả khi mua hàng hóa, tôi nên sử dụng chức năng hóa đơn mua hàng trong phần mềm để xử lý chúng khi tính toán.

Cấu hình

Để xử lý biên nhận mua hàng trong phần mềm, một ứng dụng cần được cài đặt. Đi đến phân hệ ứng dụng và tìm kiếm ứng dụng “Sale & Purchase Vouchers”.

 

Tạo biên nhận

Vào menu Accounting (Kế toán) > Purchases (Mua hàng) > Purchase Receipts (Biên nhận mua hàng).

Tạo một biên nhận mua hàng mới và điền vào tất cả các thông tin cần thiết. Nhớ rằng bạn được lựa chọn giữa Pay Later (trả sau) hoặc Pay Directly (trả trực tiếp) ngay trong mục Payment (thanh toán). Có một sự khác biệt lớn là Pay Later sẽ tạo ra khoản bút toán nợ trong khi Pay Directly sẽ ngay lập tức ghi vào tài khoản ngân hàng.

Trong hầu hết các trường hợp bạn trả ngay lập tức thì chúng tôi sẽ chọn Pay Directly. Thêm sản phẩm, tài khoản liên quan và thuế phù hợp.

 

Xác nhận biên nhận mua hàng và đưa vào sổ. Đừng quên là bạn cần phải đối soát các khoản thanh toán để đóng giao dịch trong việc kế toán của bạn.