Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ mua hàng / Làm cách nào để thiết lập quy tắc tồn kho tối thiểu?

Đối với một số hàng hóa trữ kho, việc thiết lập quy tắc tồn kho để đảm bảo tình trạng hàng hết kho không xảy ra thì có lẽ rất hữu dụng (ví dụ như, Sản phẩm có nhu cầu bán ra cao, hoặc những mặt hàng cần không gian dự trữ lớn, điều này khiến việc trữ khó gặp khó khăn)

Phần mềm cho phép bạn thiết lập quy tắc tự động nhập bổ sung nguồn hàng cho các mặt hàng đó dựa trên số lượng tồn kho tối thiểu tại thời điểm hiện tại.

Khi nào nên sử dụng quy tắc Yêu cầu nhập hàng định kỳ?

Quy tắc Yêu cầu nhập hàng định kỳ làm việc hiệu quả nhất cho những mặt hàng có nhu cầu bán ra cao và lưu thông mạnh. Bạn không phải giải quyết nhiều công đoạn để dành nhiều thời gian cho các việc khác và luôn biết rằng hàng trữ kho luôn có sẵn.

Bạn cũng có thể sử dụng trong trường hợp không gian lưu trữ trong kho của bạn hạn chế trong khi bạn cần lưu trữ những mặt hàng chiếm diện tích lớn. Lúc này, bạn có thể trữ một số lượng ít một mặt hàng trong kho và lượng hàng này sẽ được bổ sung ngay sau khi số hàng lưu trữ kho được xuất bán.

Khi nào nên tránh quy tắc Yêu cầu nhập hàng định kỳ?

Nếu bạn đang cung cấp một sản phẩm mới và hoàn toàn không biết mặt hàng này sẽ lưu thông như thế nào thì bạn nên làm việc với phân hệ kho trước, việc thiết lập quy tắc tồn kho chỉ nên thực hiện trong một vài tháng cho phân hệ Bán hàng để có được Dự báo về nhu cầu thị trường tốt hơn.

Nếu bạn bán những mặt hàng có thời hạn tồn tại trên thị trường có giới hạn như các mặt hàng thời trang, công nghệ, các sản phẩm hoạt động chung với một hệ thống có tính phát triển theo thời gian thì bạn cần được thông tin chính xác về việc khi nào ngưng bổ sung hàng trữ kho để tránh việc bán ra những mặt hàng đó với mức giá không mang lại doanh thu tốt.

Ví dụ

Công ty tôi kinh doanh nội thất hiện đại. Chúng tôi bán ra các bộ bàn ghế có 4 hoặc 6 ghế ngồi.

Để đơn giản mọi thứ, chúng tôi trữ kho bàn và ghế riêng nhưng khi bán ra cho khách hàng thì luôn bán theo bộ sản phẩm. Để đảm bảo sản phẩm được giao đến khách hàng luôn là một bộ sản phẩm đầy đủ tôi thiết lập Quy tắc Yêu cầu nhập hàng định kỳ cho mặt hàng ghế ngồi. Điều này sẽ đảm bảo việc trong kho luôn trữ ít nhất 10 ghế và không vượt quá 20. Bằng cách này, tôi có thể bán ra 5 bộ sản phẩm cùng một lúc trong khi vẫn giữ mức tồn kho đủ thấp để không chiếm quá nhiều không gian lưu trữ.

Chiếc bàn cuối cùng đã được bán cùng 4 ghế và còn 12 ghế tồn kho. Bởi vì hiện tại, trong kho chỉ còn 8 ghế, Phần mềm sẽ tự động nhập thêm 12 ghế nữa để kho trữ với số lượng tối đa.

Cấu hình

Thiết lập sản phẩm

Trong mô-đun Purchases (Mua hàng), mở menu Purchase (Mua hàng) and nhấp vào Products (Sản phẩm). Mở sản phẩm bạn muốn thiết lập Quy tắc nhập hàng định kỳ (hoặc tạo một sản phẩm mới)

Ba điều kiện cho việc thiết lập được chính xác:

1 - Trong General information (Thông tin chung) > Product type (Loại sản phẩm), tạo sản phẩm trữ kho (ngay sau khi thao tác này vừa được thực hiện, biểu tượng “Reordering rule” sẽ xuất hiện)

2 - Trong thẻ Inventory > routes, nhấp chọn “Buy” box (và bỏ chọn Make To Order box)

3 - Chọn Vendor (Nhà cung cấp) trong thẻ Purchase (đừng quên nhập số lượng tối thiểu lớn hơn 0)

Thiết lập quy tắc nhập hàng định kỳ

Nhấp vào tab Reordering Rules (Quy tắc tái cung ứng).

Nhấp tiếp vào CREATE (TẠO), một trang mới sẽ được mở ra.

 

Theo mặc định, trong Phần mềm, Quy tắc nhập hàng định kỳ được đặt tên là "OP/XXXXX" nhưng bạn có thể thoải mái sử dụng các tên khác nếu muốn. Bạn có thể tùy chỉnh mục này thông qua trường Name (Tên).

Trường Product (Sản phẩm) là sản phẩm mà bạn đang thiết lập quy tắc.

Chọn kho mà bạn muốn nhập sản phẩm về trong trường Warehouse (Kho).

Trong trường hợp bạn đã cấu hình nhiều kho và địa điểm thì cần quy định địa điểm nào sản phẩm được lưu trữ trong trường Location (Địa điểm).

 

Trong trường Minimum Quantity (Số lượng tối thiểu), nhập vào số lượng thấp nhất mà khi đạt mức đó hệ thống sẽ tự động phát đi yêu cầu nhập hàng mới.

Trong trường Maximum Quantity (Số lượng tối đa), nhập vào số lượng tối đa cho các mặt hàng phải trữ kho. Yêu cầu nhập khi bổ sung sẽ dựa trên số lượng này để yêu cầu nhập định kỳ.

Quantity Multiple (Bội số làm tròn) là số lượng mặt hàng nhỏ nhất cho phép trong một lần nhập. Ví dụ, một số mặt hàng chỉ có thể thu mua theo bộ 2 sản phẩm.

Trong mục Misc (Các thứ khác), hộp thoại Active (Hiệu lực) sẽ cho phép bạn kích hoạt hoặc tắt tính năng của quy tắc này.

Trong mục Lead Time (Thời gian cần), bạn có thể nhập:

• Ngày mua hàng: tương ứng với số ngày nhà cung cấp nhận được yêu cầu mua hàng.

• Ngày nhập sản phẩm về

Thủ thuật

Theo mặc định, Lead time (Thời gian cần) sẽ theo lịch ngày.

Khi bạn đã nhập đầy đủ các thông tin, nhấp vào SAVE (LƯU).

Kể từ thời điểm này, mỗi khi một sản phẩm được thiết lập quy tắc nhập hàng định kỳ đạt mức trữ kho tối thiểu, hệ thống sẽ tự động gửi một RFQ đến nhà cung cấp của bạn dựa trên số lượng tối đa để đảm bảo kho luôn được trữ đầy.

Thủ thuật

Việc nhập bổ sung hàng vào kho sẽ diễn ra chỉ khi phân hệ Inventory (Tồn kho), từ menu Opeartions (Hoạt động) >Run Scheduler (Chạy Trình Điều độ), một thông báo sẽ hiện ra chọn RUN SCHEDULER (CHẠY TRÌNH ĐIỀU ĐỘ)  thì Scheduler (Trình điều độ) được vận hành. Theo mặc định, trong Phần mềm Scheduler sẽ được vận hành mỗi buổi tối vào lúc 12:00 PM.

Để biết thêm và việc cấu hình và vận hành Scheduler thủ công, bạn có thể tìm hiểu tài liệu How to configure and run schedulers?