Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ mua hàng / Làm thế nào để kiểm soát hóa đơn từ các nhà cung ứng?

Ứng dụng Mua hàng cho phép bạn quản lý các đơn đặt mua hàng của bạn, các sản phẩm đầu vào và hóa đơn nhà thầu cung cấp một cách liên tục tại một nơi.

Nếu bạn muốn thiết lập một quy trình kiểm soát hóa đơn bán hàng, điều đầu tiên bạn cần làm là phải có dữ liệu mua hàng trong Phần mềm. Việc biết những gì đã được mua và nhận được là bước đầu tiên hướng tới sự hiểu biết các quy trình quản lý mua hàng của bạn.

Dưới đây là quy trình làm việc chuẩn trong Phần mềm:

1. Bạn bắt đầu với một Yêu cầu báo giá (RFQ) để gửi cho nhà thầu cung cấp của bạn (s).

2. Một khi các nhà cung cấp đã chấp nhận các RFQ, xác nhận chuyển RFQ thành Đơn đặt hàng (PO).

3. Việc xác nhận PO sẽ tạo ra mục Hàng nhập về nếu bạn mua bất kỳ sản phẩm có thể trữ kho nào.

4. Khi nhận được Hóa đơn cung ứng từ nhà cung cấp của bạn, xác nhận các hóa đơn với sản phẩm nhận được ở các bước trước để đảm bảo độ chính xác.

Quá trình này có thể được thực hiện bởi ba người khác nhau trong công ty, hoặc có thể bởi một người.

Cấu hình

Cài đặt ứng dụng Mua hàng và Kho

Từ ứng dụng Apps, tìm Mô-đun Purchase (Mua hàng) và cài đặt. Vì một số ràng buộc nên việc cài đặt Purcahse (Mua hàng) sẽ tự động dẫn đến việc tự động cài đặt ứng dụng Inventory (Tồn kho) và Accounting (Kế toán).

Tạo sản phẩm

Việc tạo sản phẩm trong Phần mềm trở nên thiết yếu cho việc mua hàng nhanh và hiệu quả trong Phần mềm. Đơn giản chỉ cần định vị đến sub-menu Products (Sản phẩm) dưới phần Purchase (Mua hàng) và nhấp vào CREATE (TẠO).

 

Khi tạo các sản phẩm, chú ý trường Loại sản phẩm, vì nó quan trọng:

• Sản phẩm được định là Có thể trữ kho hoặc Có thể tiêu thụ sẽ cho phép bạn theo dõi các mức tồn kho của họ. Các tùy chọn này bao gồm quản lý tồn kho và sẽ cho phép nhận các loại sản phẩm này.

• Ngược lại, sản phẩm nếu được thiết lập như là Một dịch vụ hoặc Sản phẩm kỹ thuật số thì sẽ không gồm quản lý tồn kho, chỉ đơn giản là do thực tế không có hàng tồn kho để quản lý. Bạn sẽ không thể nhận được sản phẩm chỉ với những chỉ định đó.

Quản lí Hóa đơn từ nhà thầu cung ứng của bạn

Mua sản phẩm hay dịch vụ

Từ các ứng dụng mua hàng, bạn có thể tạo ra một đơn đặt hàng với nhiều sản phẩm bạn cần. Nếu nhà cung cấp gửi cho bạn xác nhận hoặc báo giá cho đơn đặt hàng, bạn có thể ghi lại số tham chiếu của đơn đặt hàng trong trường Tham chiếu nhà cung ứng. Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng kết nối PO với hóa đơn của nhà cung cấp sau này (vì các hóa đơn của nhà cung cấp sẽ bao gồm các tham chiếu đến nhà cung ứng)

 

Tạo hiệu lực cho Đơn mua hàng và nhận sản phẩm từ ứng dụng Inventory (Tồn kho).

Nhận sản phẩm

Nếu bạn mua sản phẩm có thể trữ kho và bạn sẽ quản lí trữ kho của chúng thì bạn sẽ phải nhận sản phẩm từ úng dụng Inventory (Tồn kho) sau khi đã xác nhận Đơn mua hàng. Từ bảng điều khiển (Tồn kho), bạn sẽ thấy một nút kết nối bạn trực tiếp đến việc chuyển sản phẩm. Nút này được viền đỏ như bên dưới.

 

Định vị theo hướng này bạn sẽ đến một danh sách các Đơn đặt hàng đang chờ để nhận về.

 

Nếu bạn có qua nhiều đơn đặt mua hàng chờ nhận, dùng công cụ lọc bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm ở góc phải bên trên. Với thanh tìm kiếm này, bạn có thể lọc dựa trên Nhà thầu cung ứng (hoặc Đối tác), sản phẩm, hoặc nguồn tài liệu, còn được gọi là tài liệu tham chiếu của các Đơn mua hàng của bạn. Bạn cũng có thể nhóm các Đơn mua hàng theo các tiêu chí khác nhau bằng Group by (Nhóm theo). Việc chọn một mục từ danh sách này sẽ mở màn hình sau đây nơi bạn sẽ nhận sản phẩm.

 

Mua sản phẩm dịch vụ không kích hoạt yêu cầu giao hàng.

Quản lí Hóa đơn từ nhà thầu cung ứng

Khi bạn nhận được một Hóa đơn từ Nhà thầu cung ứng cho lần mua hàng gần đây, bạn cần đảm bảo đã ghi nhận nó trong ứng dụng Mua hàng ở Menu Điều Khiển. Bạn cần phải tạo ra một hóa đơn nhà cung cấp mới dù cho bạn đã đăng ký một Đơn mua hàng trước đó.

Khi tạo một Hóa đơn thầu cung ứng thì đầu tiên bạn cần phải chọn Nhà thầu cung ứng phù hợp. Vì điều này sẽ kéo theo tất cả các thông tin kế toán hoặc danh sách giá liên quan.

Từ đó, bạn có thể quy định bất kỳ một hoặc nhiều đơn đặt hàng để gắn hóa đơn nhà cung cấp vào.

Khi bạn chọn một đơn mua hàng từ danh sách, Phần mềm sẽ gắn bất kỳ sản phẩm nào mà chưa lập hóa đơn liên quan vào đơn mua hàng và tự động lưu trữ thông tin dưới đây.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm các hóa đơn nhà cung ứng thích hợp thì bạn có thể tìm kiếm thông qua danh sách bằng cách nhập số tài liệu tham chiếu của nhà cung cấp hoặc số đơn mua hàng nội bộ của bạn.

 

Khi hóa đơn đang ở trạng thái bản nháp, bạn có thể thao tác bất kì điều chỉnh nào mà bạn muốn (ví dụ như xóa bỏ, hoặc thêm dòng sản phẩm, điều chỉnh số lượng, và thay đổi giá)

Ghi chú: 

Nhà thầu cung ứng có thể gửi cho bạn một số lượng hóa đơn cho cùng một Đơn mua hàng nếu:

1. Nhà thầu cung ứng của bạn đang trong tình trạng đơn hàng tồn động và đang gửi cho bạn hóa đơn khi họ giao hàng. 

2. Nhà thầu cung ứng của bạn đang gửi một hóa đơn từng phần hoặc yêu cầu kí gửi.

Mỗi lần bạn ghi lại một hóa đơn nhà cung cấp mới, OpenERP sẽ tự động điền số lượng sản phẩm dựa trên những gì nhận được từ nhà thầu cung ứng. Nếu giá trị này là không thì điều này có nghĩa là bạn vẫn chưa nhận sản phẩm này và đơn giản với tư cách như một người nhắc nhở thông báo rằng các sản phẩm vẫn chưa về tay bạn và bạn cần hỏi thêm vào điều này. Tại bất kỳ thời điểm nào, trước khi bạn xác nhận các hóa đơn của nhà cung cấp, bạn có thể ghi đè lên số lượng không này.

Tương thích hóa đơn nhà cung ứng.

Bạn phải làm gì nếu hóa đơn nhà cung ứng của bạn không khớp với những hàng hóa bạn nhận được.

Nếu hóa đơn bạn nhận từ nhà cung cấp có số lượng hàng hóa khác với số lượng mà Phần mềm tự động thiết lập thì điều này có thể là vì các lý do sau đây:

1. Nhà cung ứng tính những sản phẩm hoặc dịch vụ không chính xác, những mặt hàng hoặc dịch vụ mà bạn không đặt mua.

2. Nhà cung ứng có thể lập hóa đơn cho những sản phẩm mà bạn có thể chưa nhận được, vì việc kiểm soát hóa đơn có thể dựa trên số lượng yêu cầu và số lượng nhận được.

3. Hoặc có thể nhà cung ứng đã không gửi hóa đơn cho những sản phẩm bạn mua gần đây.

Trong những ví dụ đó, khuyến khích bạn xác minh hóa đơn và bất kì Đơn mua hàng từ nhà cung ứng là chính xác và bạn phải biết những sản phẩm mình đặt hàng và những sản phẩm nào đã nhận được.

Nếu bạn không thể tìm thấy Đơn mua hàng liên quan đến một hóa đơn nhà cung ứng, có thể vì một vài lý do sau:

* Nhà cung ứng đã lập hóa đơn cho Đơn mua hàng này rồi. Vì vậy, chúng sẽ không thể xuất hiện trong vùng chọn được nữa.

* Ai đó trong công ty đã quên ghi nhận Đơn mua hàng với nhà thầu cung ứng này.

* Hoặc nhà cung ứng đã lập hóa đơn cho những sản phẩm mà bạn không yêu cầu.

Làm cách nào quản lí số lượng sản phẩm

Trong mặc định, dịch vụ được quản lí dựa trên số lượng đặt hàng. Còn đối với hàng hóa có thể trữ kho hoặc tiêu thụ thì được quản lí trên số lượng nhận được.

Nếu bạn cần quản lí sản phẩm dựa trên số lượng thay vì số lượng nhận, bạn sẽ phải mở Chế độ Debug trong thông tin About Odoo. Một khi chế độ Debug đã được kích hoạt, chọn những sản phẩm mà bạn muốn chỉnh sửa và bạn sẽ thấy một vài trường xuất hiện, với nhãn là Control Purchase Bills (Kiểm soát hóa đơn mua hàng)

 Sau đó bạn có thể thay đổi phương pháp quản lí mặc định đối với sản phẩm được chọn dựa trên:

• Số lượng đặt hàng

• Số lượng đã nhận

Xử lí hóa đơn hàng loạt

Khi tạo một hóa đơn của nhà cung cấp và lựa chọn đơn đặt hàng thích hợp, bạn có thể tiếp tục chọn những đơn đặt hàng khác và Phần mềm sẽ thêm các dòng chi tiết bổ sung cho mặt hàng mà bạn đặt mua. Nếu bạn không xóa các dòng chi tiết vừa thao tác từ đơn đặt hàng đầu tiên thì hóa đơn sẽ được nối với tất cả các đơn đặt hàng phù hợp.