Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Làm thế nào để quản lý máy tính tiền

Thanh toán bằng tiền mặt là một bút toán ghi lại các thanh toán và giao dịch. Nó tính tổng số tiền xuất ra và nhập vào, từ đó cho ra số dư.

Cấu hình

 

1. Cài đặt cấu hình bút toán tiền mặt, bạn vào Accounting (Kế toán) > Configuration (Cấu hình) > Journals (Sổ nhật ký).

2. Trong mục Nhật ký bút toán, Thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ cũng có thể được cấu hình như là đơn vị tiền tệ trong nhật ký.

Trong đó:

- Type (Phân loại)

Chọn Sale cho bút toán hóa đơn của khách hàng

Chọn Purchase cho bút toán hóa đơn của nhà cung cấp

Chọn Cash hoặc Bank cho bút toán dùng trong thanh toán cho khách hàng hoặc nhà cung cấp

Chọn General cho các bút toán tạp hạn

- Company (Công ty)

Công ty liên quan đến bút toán này

- Short Code (Mã rút gọn)

Khoản bút toán của bút toán này sẽ được đặt tên theo những kí tự đầu

- Active in Point of Sale (Trình tự thanh toán tuần tự)

Chọn hộp thoại này nếu bạn không muốn chia sẻ cùng một trình tự cho các hóa đơn và tiền hoàn lại từ bút toán này

- Default Debit Account (Tài khoản nợ mặc định)

Nó hoạt động như là tài khoản mặc định cho các tài khoản nợ

- Currency (Tiền tệ)

Tiền tệ được sử dụng trong sao kê

- Debit Methods (Phương thức ghi nợ)

Phương thức thanh toán cho việc thu tiền. Các phân hệ của phần mềm cung cấp rất nhiều phương tiện thanh toán, nhưng bạn có thể sử dụng phương thức thanh toán Manual để quản lý các thanh toán bên ngoài phần mềm này.

- Payment Methods (Phương thức thanh toán)

Phương thức thanh toán cho việc gửi tiền. Các phân hệ của phần mềm cung cấp rất nhiều phương tiện thanh toán, nhưng bạn có thể sử dụng phương thức thanh toán Manual để quản lý các thanh toán bên ngoài phần mềm này.

 - Profit Account (Tài khoản lợi nhuận)

Được sử dụng để ghi nhận lợi nhuận khi số dư cuối kì của máy tính tiền khác với số dư cuối kì mà hệ thống tính

- Loss Accoun (Tài khoản lỗ)

Được sử dụng để ghi nhận lại khoản lỗ khi số dư cuối kì của máy tính tiền khác với số dư cuối kì mà hệ thống tính

- Show journal on dashboard (Hiển thị bút toán trên bảng điều khiển)

Cho dù bút toán này có nên được hiển thị trên bảng điều khiển hay không

- Amount Authorized Difference (Khoản chênh lệch cho phép)

Mục này mô tả chênh lệch tối đa được cho phép giữa số dư cuối kì và tiền mặt theo lý thuyết khi đóng một phiên giao dịch, cho các nhà quản lý không chấp nhận thanh toán thẻ. Nếu đạt tới điểm tối đa, người sử dụng sẽ nhận được một tin nhắn thông báo lỗi ở cuối phiên giao dịch và thông báo này yêu cầu người đó liên hệ với quản lý.

Cách sử dụng

Cách đăng kí thanh toán bằng tiền mặt

Để đăng kí thanh toán bằng tiền mặt, cụ thể là cho khách hàng, bạn làm theo các bước sau đây:

1. Vào Accounting (Kế toán) > Dashboard (Bảng điều khiển) > Cash (Tiền mặt)  > Transaction (Giao dịch)

2. Điền vào số dư ban đầu và số dư cuối cùng

3. Đăng kí giao dịch, đặc biệt là khách hàng liên quan đến giao dịch

Để tiền vào

Thao tác đưa tiền vào được sử dụng nhằm để tiền mặt vào bằng cách thủ công trước khi bắt đầu giao dịch. Từ của sổ Transaction (Giao dịch), vào Action (Hành động) > Put money in (Đưa tiền vào).

Rút tiền

Thao tác rút tiền ra được sử dụng nhằm rút tiền mặt của bạn bằng cách thủ công sau khi kết thúc giao dịch. Từ Transaction (Giao dịch), bạn hãy vào Action (Hành động) > Take money out (rút tiền).

 

Các giao dịch sẽ được thêm vào hệ thống đăng kí giao dịch bằng tiền mặt hiện tại.