Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Kiểm soát chi phí Mua hàng, Chi tiêu, và các Phụ lục Hợp đồng

Tổng Quan

Nhờ vào tài khoản quản trị chúng ta có thể kiểm soát chi phí mua hàng, các chi phí phát sinh và Phụ lục Hợp đồng trong phân hệ kế toán.

Hãy xem những ví dụ sau. Chúng ta bán ra một gói tư vấn cho một khách hàng. Gói dịch vụ này là trọn gói là không gồm bất kỳ chi phí phát sinh nào nữa. Tuy nhiên, chúng ta muốn theo dõi những chi phí nào đi kèm với giao dịch này vì chúng ta cần chi trả cho mua hàng, các chi phí và Hợp đồng con liên quan đến dự án.

Cấu Hình

Những phân hệ sau đây cần được thiết lập để kiểm soát chi phí. Nhập phân hệ ứng dụng và thiết lập các ứng dụng sau đây:

Kích hoạt Kế toán quản trị

Bước kế tiếp là kích hoạt kế toán quản trị. Trong ứng dụng kế toán, chọn Configuration (Cấu hình) > Settings (Thiết lập) > Analytic Accounting (Kế toán quản trị).

   

Tạo kế toán quản trị

Đầu tiên, bạn nên tạo Kế toán quản trị để chỉ ra tất cả các chi phí của bạn. Nhập ứng dụng Kế toán, chọn Configuration (Cấu hình) > Analytic Accounts (Tài khoản phân tích) > Create (Tạo).

Ghi nhận chi tiêu.

Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách đặt một chi phí. Nhân viên IT của chúng ta phải đi tàu hỏa để đến gặp khách hàng. Anh ấy phải tự trả tiền vé tàu.

Tạo một sản phẩm chi phí

Đầu tiên, chúng ta cần tạo sản phẩm chi phí. Vào phân hệ Expenses (Chi phí), nhấp chọn Configuration (Cấu hình) > Expense Products (Sản phẩm chi phí). Tạo một sản phẩm mới là Vé tàu hỏa và đặt chi phí cho nó là 1500000 VND. Check "Can be expensed" để đánh dấu sản phẩm này là chi phí.

Đặt chi phí

Vào phân hệ Expenses (Chi phí), nhấp vào My expenses (Chi phí của tôi) >My Expenses to Submit (Chi phí cần xác nhận) > Create (tạo mới) và điền các thông tin cần thiết.

Tạo một Đơn bán hàng được kết nối đến Kế toán quản trị

Sản phẩm mua vào

Tại đơn mua hàng menu Purchases (mua hàng) > Purchase (mua hàng) > Request for Quotation (yêu cầu báo giá), mỗi chi tiết đơn hàng chúng ta có thể chọn tài khoản phân tích.

Chấp nhận giao hàng và nhập hóa đơn. Một khi hóa đơn đã được nhập giá sản phẩm vào (trường Giá cả nhà cung cấp) thì nó sẽ được đưa vào Kế toán quản trị.

Phụ lục Hợp đồng

Nếu chúng ta mua một dịch vụ từ một công ty khác thì có thể lập hóa đơn lại phần chi phí này bằng cách kết nối dòng thông tin đơn mua hàng đến đúng tài khoản kế toán quản trị. Chúng ta đơn giản chỉ cần tạo ra sản phẩm nhà cung cấp cho đúng.

Bạn cũng có thể kiểm soát chi phí thông qua nhật ký công việc.

Kiểm soát chi phí trong kế toán.

Một khi mọi thứ đã được thiết lập và chỉ rõ trong kế toán quản trị. Chỉ cần đơn giản mở ra và kiểm tra các chi phí có liên quan đến tài khoản kế toán đó.

Vào phân hệ Accounting (Kế toán), nhấp chọn Advisers (Quản lý tài chính) > Analytic Accounts (Tài khoản quản trị) để xem lại chi phí kết nối đến tài khoản