Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Quản lý các hóa đơn của nhà cung cấp

Ứng dụng mua hàng cho phép bạn quản lý đơn mua hàng, sản phẩm đến và hóa đơn của người bán một cách liên tục trong cùng một nơi.

Nếu bạn muốn cài đặt một quá trình kiểm soát hóa đơn cho nhà cung cấp, việc đầu tiên bạn cần phải làm là có dữ liệu mua trên phần mềm. Bước đầu tiên để hiểu được các quá trình quản lý việc mua hàng của bạn là phải biết cái gì đã được mua và nhận.

Sau đây là tiêu chuẩn chuỗi công việc của phần mềm:

1. Bạn bắt đầu với Request for Quotation (Yêu cầu báo giá) để gửi đến nhà cung cấp của bạn

2. Khi bạn đã chấp nhận và xác nhận về báo giá từ nhà cung cấp tiến hành chuyển qua Purchase Order (đơn mua hàng)

3. Theo dõi các mặt hàng sắp về tại Incoming Shipment (hàng sắp về) đối với các sản phẩm lưu kho.

4. Nhận Vendor bill (hóa đơn nhà cung cấp), xác nhận hóa đơn với số lượng sản phẩm đã nhận để đảm bảo độ chính xác

Quá trình này có thể được thực hiện bởi ba người khác nhau trong một công ty, hoặc chỉ một.

Cấu hình

Cài đặt ứng dụng Mua hàng và kho

Tạo các sản phẩm

Tạo các sản phẩm trong phần mềm là cần thiết để việc mua hàng trong phần mềm diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Chỉ cần điều hướng đến bảng chọn con Products (Sản phẩm) phía dưới Purchase (Mua hàng) và nhấp Create (Tạo).

 

Khi tạo một sản phẩm, chú ý vào mục Product Type (Loại sản phẩm)vì mục này rất quan trọng.

● Các sản phẩm được cài đặt ở chế độ Stockable Product (Lưu kho) hoặc Consumable (Tiêu dùng) sẽ cho phép bạn theo định mức tồn kho của chúng. Các lựa chọn này giúp quản lý kho và cho phép bạn nhận những loại sản phẩm này.

● Ngược lại, các sản phẩm được cài đặt ở chế độ Service (Dịch vụ) sẽ không giúp quản lý kho, đơn giản bởi vì không có hàng tồn kho để quản lý. Bạn sẽ không thể nhận bất kỳ loại sản phẩm nào trong số đó.

Quản lý hóa đơn nhà cung cấp

Mua sản phẩm hoặc dịch vụ

Từ ứng dụng mua hàng, bạn có thể tạo một đơn mua hàng với số lượng sản phẩm bạn cần. Nếu nhà cung cấp gửi cho bạn một xác nhận hoặc báo giá cho một đơn đặt hàng, bạn nên ghi lại số tham chiếu của đơn đặt hàng trong mục Vendor Reference (Tham chiếu nhà cung cấp). Điều này sẽ cho phép bạn sau này dễ dàng tìm thấy PO liên quan với hóa đơn của nhà cung cấp (vì hóa đơn nhà cung cấp sẽ bao gồm mục Vendor Reference).

 

Nhận sản phẩm

Nếu bạn mua bất kỳ sản phẩm trữ kho nào đang được quản lý trong mục Inventory (Kho), bạn sẽ cần nhận sản phầm từ ứng dụng Inventory (Kho) sau khi bạn xác nhận đơn mua hàng. Từ bảng điều khiển Inventory (Kho), bạn sẽ thấy một nút liên kết trực tiếp đến quá trình chuyển hàng. Nút này được viền đỏ như phía dưới:

 

Hệ thống sẽ thể hiện cho bạn một danh sách những đơn mua hàng đang đợi nhận.

Nếu bạn có nhiều đơn mua hàng đang đợi, sử dụng bộ lọc bằng thanh tìm kiếm phía trên bên phải. Với thanh tìm kiếm này, bạn sẽ lọc dựa trên nhà cung cấp (đối tác), sản phẩm, hoặc chứng từ gốc, hoặc gọi là tài liệu tham chiếu của đơn mua hàng của bạn. Bạn cũng sẽ có thể nhóm các đơn mua hàng bằng nhều tiêu chí khác nhau trong mục Group By (Nhóm). Việc chọn các danh mục từ danh sách này sẽ mở ra màn hình sau đây, nơi mà bạn sẽ nhận các sản phẩm.

 

Việc mua sản phẩm dịch vụ không tạo ra đơn giao hàng

Quản lý hóa đơn nhà cung cấp

Khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp cho một đơn mua hàng trước đó, bạn hãy lưu lại tại menu Purchases (mua hàng) > Control (kiểm soát) > Vendor Bill (hóa đơn mua hàng) ngay cả khi bạn đã tạo một đơn mua hàng.

 

Việc đầu tiên bạn cần phải làm khi tạo một hóa đơn cho nhà cung cấp là chọn nhà cung cấp thích hợp vì nó cũng sẽ ngăn chặn bất cứ hoạt động kế toán có liên quan hoặc thông tin về danh sách bảng giá. Từ đó, bạn có thể chọn cụ thể một hoặc nhiều đơn đặt mua hàng để thêm dữ liệu cho hóa đơn nhà cung cấp. Khi bạn chọn một đơn đặt mua hàng từ danh sách, phần mềm sẽ đẩy bất kỳ sản phẩm nào mà chưa lập hóa đơn sang mục Purchase Order và tự động thêm thông tin bên dưới. Nếu bạn thấy khó khăn trong việc chọn lựa hóa đơn nhà cung cấp thích hợp, bạn có thể tìm kiếm cả danh sách bằng cách nhập số tham chiếu của nhà cung cấp hoặc mã số đơn đặt hàng nội bộ của bạn.

 

Nếu hóa đơn ở trạng thái nháp, bạn có thể sửa lại bất cứ thông tin nào bạn cần (ví dụ: xóa hoặc thêm sản phẩm, thay đổi số lượng, thay đổi giá, ...)

Nhà cung cấp của bạn có thể gửi nhiều hóa hơn cho cùng một đơn mua hàng nếu:

- Nhà cung cấp của bạn giao hàng từng phần hàng và sẽ gửi cho bạn hóa đơn khi họ giao sản phẩm.

- Nhà cung cấp của bạn đang gửi bạn hóa đơn một phần và yêu cầu bạn phải đặt cọc trước.

Mỗi khi bạn ghi nhận một hóa đơn mới, phần mềm sẽ tự động chuyển số lượng sản phẩm dựa vào số lượng được nhà cung cấp gửi đến. Nếu giá trị này là 0, có nghĩa là bạn chưa được nhận sản phẩm. Điều này như một lời nhắc nhở rằng sản phẩm vẫn chưa tới và bạn cần có can thiệp thêm vào việc này. Bất cứ lúc nào, trước khi xác nhận Vendor Bill (Hóa đơn nhà cung cấp), bạn nên viết chồng lên số lượng 0 này.

Đối chiếu thanh khoản hóa đơn

Phải làm gì nếu hóa đơn nhà cung cấp không trùng khớp với những gì bạn nhận được

Nếu hóa đơn bạn nhận từ nhà cung cấp có số lượng khác với những gì phần mềm tự động thêm, có thể do nhiều lí do:

- Nhà cung cấp đã tính tiền cho các sản phẩm và/hoặc dịch vụ mà bạn đã không đặt hàn

- Nhà cung cấp đang lên hóa đơn cho những sản phẩm mà bạn chưa nhận được và việc kiểm soát hóa đơn có thể dựa trên số lượng đặt và nhận.

- Hoặc nhà cung cấp đã không lập hóa đơn cho các sản phẩm bạn đã mua trước đó

Trong các trường hợp đó, bạn nên xác thực rằng hóa đơn và bất kỳ đơn mua hàng nào có liên quan đến nhà cung cấp là chính xác và bạn nên biết rõ những gì bạn đã đặt và nhận.

Nếu bạn không thể tìm được đơn mua hàng liên quan đến hóa đơn nhà cung cấp, có thể là do một trong các lí do sau:

-  Nhà cung cấp đã lên hóa đơn cho đơn mua hàng này, vì thế nó sẽ không hiển thị ở bất cứ đâu trong các sự lựa chọn

- Ai đó trong công ty đã quên ghi lại đơn đặt mua hàng cho nhà cung cấp này

- Hoặc nhà cung cấp đang tính tiền những mặt hàng bạn không đặt.

Quản lý số lượng sản phẩm

Theo mặc định, sản phẩm dịch vụ được quản lý dựa trên số lượng đơn đặt hàng, trong khi hàng tồn kho và hàng có thể tiêu thụ được quản lý dựa trên số lượng nhận được.

Nếu bạn cần quản lý sản phẩm dựa trên số lượng đã được đặt hàng hơn là số lượng đã nhận, bạn cần phải đến đúng nhóm Purchase Manager. Yêu cầu quản trị hệ thống của bạn kích hoạt các truy cập này trong Settings (Thiết lập) > Users (Người dùng) > Users (Người dùng) > Access Rights (Truy cập). Một khi bạn đã đến đúng nhóm, chọn (các) sản phẩm mà bạn muốn thay đổi và bạn sẽ thấy một mục mới hiện ra là Control Purchase Bills (Kiểm soát hóa đơn mua hàng).

 

Sau đó bạn có thể đổi phương thức quản lý mặc định cho các sản phẩm đã chọn dựa trên

- Số lượng đặt hàng

- Hoặc số lượng nhận

Hóa đơn số lượng lớn

Khi bạn tạo một hóa đơn nhà cung cấp và chọn đơn mua hàng phù hợp, có thể bạn sẽ tiếp tục chọn thêm đơn mua hàng và phần mềm sẽ thêm mục đó từ đơn đặt mua hàng thêm. Nếu bạn không xóa mục các mục trước đó đã có sẵn trong đơn đặt mua hàng đầu tiên, hóa đơn sẽ được kết nối với tất cả các đơn đặt mua hàng phù hợp.