Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Nhân sự / Quản lý điểm danh và bảng chấm công

Phần mềm đã cải tiến rất nhiều cách quản lý nhân sự thông qua Bảng chấm công. Những Bảng tính dịch vụ được tạo bởi mỗi nhân viên khi họ làm việc trong những trường hợp khác nhau, dự án đang chạy. Mỗi cái được đại diện bởi một tài khoản quản trị trong hệ thống.

Trong suốt một ngày làm việc, khi nhân viên làm việc trên một dự án hay một công việc gì khác khác, họ thêm một dòng vào bảng chấm công với các chi tiết về thời gian làm việc trên từng dự án. Vào cuối ngày, mỗi nhân viên phải đánh dấu tất cả các thời gian làm việc trên dự án của khách hoặc các dự án nội bộ để tạo nên đủ số giờ làm việc trong ngày. Nếu một tài khoản không có trong hệ thống, sau đó sẽ được thêm vào những giờ mà chưa được giao trong ngày.

Nhóm bảng chấm công

Bạn sẽ cần phải cài đặt module sản xuất (MRP) để truy cập danh mục Bảng chấm công. Các loại Bảng chấm công khác nhau (thời gian buổi làm việc) có thể được xác định thông qua menu Manufacturing (Sản xuất) > Configuration (Cấu hình) > Resource (Nguồn lực) > Working Time (Giờ làm việc) và chọn một trong các nhóm có sẵn như 40 giờ / tuần.

 

Nhập dữ liệu Bảng chấm công

Để có thể sử dụng đầy đủ các Bảng chấm công, cài đặt các module Chấm công từ danh sách module. Một khi module này đã được cài đặt và cấu hình các nhân viên, những người sử dụng hệ thống khác nhau có thể nhập dữ liệu bảng chấm công của họ trong menu Timesheets (Thời gian biểu) , sau đó nhấp vào Tạo mới.

Bảng chấm công

Việc thực hiện các Bảng chấm công trong phần mềm liên quan đến các ghi nhận quản trị được quản lý bởi một cơ chế thừa kế: các đối tượng Bảng chấm công kế thừa đối tượng ghi nhận quản trị.

Các thông tin được ghi nhận do đó không vào cơ sở dữ liệu như là hai sự kiện riêng biệt, để tránh nhiều vấn đề liên quan đến việc đồng bộ hóa. Chúng được lưu trữ ở hai bảng khác nhau, tuy nhiên, một dịch vụ là một phát sinh quản trị, nhưng một phát sinh quản trị không nhất thiết phải là một dịch vụ.

Đây không phải là một phương pháp tiếp cận cổ điển, nhưng nó là hợp lý và thực tế. Bảng chấm công nhân viên là một cách hiệu quả cách các chi phí của một doanh nghiệp dịch vụ được sử dụng trong nhiều các trường hợp khác nhau, như báo cáo trong các tài khoản quản trị.

Một tài khoản quản trị cần được phản ánh trong các tài khoản thuế, nhưng không có đối tác trực tiếp của các tài khoản quản trị trong các tài khoản thuế. Thay vào đó, nếu các chi phí theo giờ của người lao động được hạch toán một cách chính xác, ghi nhận trong Bảng chấm công của tháng nên được cân đối bởi các gói lương + lợi ích chi trả cho tất cả các nhân viên vào cuối tháng này.

Mặc dù như vậy, thật là khá khó khăn để tính ra các chi phí theo giờ trung bình của một nhân viên một cách chính xác, bởi vì nó phụ thuộc vào:

• Thời gian làm thêm của nhân viên

• Ngày lễ, ốm đau

• Sự thay đổi của lương và tất cả các chi phí liên quan, chẳng hạn như chi phí bảo hiểm xã hội.

Các báo cáo cho phép bạn liên kết các tài khoản thuế đến các tài khoản quản trị, đây là các công cụ hiệu quả để cải thiện đánh giá của bạn về chi phí theo giờ của các nhân viên khác nhau. Sự chênh lệch giữa số dư trong tài khoản quản trị và trong các tài khoản thuế, chia cho tổng số giờ làm việc, sau đó có thể được áp dụng tính giá vốn của sản phẩm. Một số công ty thực hiện việc điều chỉnh sự khác biệt bằng cách thực hiện một hoạt động quản trị vào cuối tháng tạo một tài khoản mới với mục đích tách phần chênh lệch đó. Tài khoản quản trị này cần phải có xu hướng hướng cần bằng dần về 0.

Bởi vì bạn đã có một hệ thống với Bảng chấm công tích hợp, bạn có thể:

• Theo dõi khả năng sinh lời của các dự án trong các tài khoản quản trị.

• Nhìn vào lịch sử của các ghi nhận trong bảng chấm công theo dự án và theo từng người lao động.

• Thường xuyên điều chỉnh chi phí theo thời gian bằng cách so sánh giá của bạn với thực tế.

Kiểm soát chi phí dự án

Kiểm soát chi phí và lợi nhuận của dự án chính xác là rất quan trọng.

Nó cho phép bạn thực hiện các dự báo tốt và theo dõi ngân sách phân bổ cho các dịch vụ khác nhau và các dự án của họ, chẳng hạn như bán hàng và chi phí R & D. Bạn cũng có thể tinh chỉnh các đối số của bạn trên cơ sở của sự kiện rõ ràng hơn là dự đoán nếu bạn phải đàm phán lại hợp đồng với một khách hàng sau một thất bại trong lần đàm phán trước.

Các phân tích về khả năng sinh lời của dự án và nhân viên có sẵn từ các tài khoản quản trị. Chúng đưa tất cả các hóa đơn vào tài khoản và cũng đưa vào tài khoản các chi phí theo thời gian dành cho từng dự án.

Theo dõi sự khác biệt giữa các Bảng chấm công và điểm danh.

Khi được sử dụng đúng cách, bảng chấm công có thể là một công cụ kiểm soát tốt cho các nhà quản lý dự án và có thể cung cấp những thông tin về chi phí và thời gian. Việc quản lý nhân viên hết sức quan trọng, vì vậu một hệ thống kiểm soát phải được thực hiện. Tất cả nhân viên phải hoàn thành bảng chấm công của họ một cách chính xác bởi vì đây là cơ sở kiểm soát kế hoạch, quản lý tài chính và các chi phí của các dự án.

Bạn sẽ nhìn thấy trong Chất lượng dịch vụ cung cấp mà bạn có thể tự động tạo hoá đơn dịch vụ vào cuối tháng dựa trên các bảng chấm công. Nhưng cùng lúc đó, một số hợp đồng được giới hạn về thời gian. Thời gian và khấu trừ số giờ làm việc của nhân viên từ giới hạn ban đầu cũng được quản lý bởi các Bảng chấm công.

Trong tình hình như vậy, thời gian mà không được ghi nhận thành các Bảng chấm công thể hiện sự thất thoát về quản lý nhân sự cho công ty. Vì vậy, điều quan trọng là thiết lập hiệu quả theo dõi của các Bảng chấm công dịch vụ và ghi nhận của nhân viên. Để thiết lập một cơ cấu kiểm soát bằng cách sử dụng bảng chấm công, bạn nên cài đặt module Chấm công.

 

Module này cung cấp một màn hình mới cho phép bạn quản lý các Bảng chấm công theo thời gian. Các mục bảng chấm công được thực hiện bởi nhân viên mỗi ngày. Vào cuối tuần, nhân viên xác nhận bảng tuần của họ và sau đó nó sẽ chuyển qua người quản lý, người phải phê duyệt các bảng chấm công của bộ phận mình quản lý. Thời kỳ được xác định theo các form công ty và bạn có thể thiết lập chúng để chạy hàng tháng hoặc hàng tuần.

Để nhập dữ liệu chấm công mỗi nhân viên sử dụng các menu Timesheets

 

Form này mô tả tóm tắt các phân bổ thời gian theo công việc (tổng số giờ) của nhân viên.

Quản lý vào ra

Quản lý điểm danh (vào/ra), cho thấy khi có sự chênh lệch giữa những thông tin vào/ra và các mục Bảng chấm công, bạn có thể sử dụng quản lý vào ra để phát hiện những ngày hoặc những ghi nhận đã không được nhập chính xác.

Chú ý: Chỉ khi bạn cài đặt module Quản lý vào/ra (hr_attendance) trong phần Apps thì mới có thể theo dõi vào/ra và xuất hiện tab này.

Người dùng bắt đầu với việc đăng nhập và đăng xuất (vào/ra). Hệ thống này cho phép kiểm soát có/vắng từng ngày. Hai nút Đăng nhập và Đăng xuất cho phép tự động hoàn thành thời gian trong khu vực bên phải. Thời gian này có thể được sửa đổi bởi người lao động. Do đó, nó không phải là một hệ thống kiểm soát quản lý chính xác

 

Các nút hoạt động Bảng chấm công cho thấy thời gian làm việc trên tất cả các dự án khác nhau. Điều đó cho phép bạn nhìn lại để xem một cái nhìn tổng quan về thời gian người lao động đã làm việc.

Phê duyệt bảng chấm công

Ngay từ cái nhìn đầu tiên, sự phê duyệt của bảng chấm công của một người quản lý bộ phận có thể dường như lại là một trở ngại quan liêu. Đây là hoạt động rất quan trọng cho việc quản lý hiệu quả, tuy nhiên. Chúng tôi đã quá thường xuyên nhìn thấy các công ty trong tình hình người quản lý bị quá tải công việc nên họ không biết những gì nhân viên của họ đang làm.

Vì vậy, quá trình phê duyệt này cung cấp cho người quản lý với một phác thảo của công việc của mỗi nhân viên ít nhất một lần một tuần. Và điều này được thực hiện cho những giờ làm việc trên tất cả các dự án khác nhau.

Một khi các Bảng chấm công đã được phê duyệt, sau đó bạn có thể sử dụng chúng để kiểm soát chi phí và hóa đơn cho khách hàng theo thời gian.

Hợp đồng và mức giá của họ, kế hoạch và phương pháp lập hóa đơn sẽ được đề cập trong các tài liệu sau , Chất lượng cung cấp dịch vụ.