Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Làm thế nào để quản lý ngân hàng bằng ngoại tệ?

Trong phần mềm, mỗi giao dịch đều được ghi lại bằng đơn vị tiền tệ mặc định của công ty. Và các báo cáo cũng đều dựa trên đơn vị tiền tệ của công ty. Nhưng đối với một số giao dịch diễn ra bằng đơn vị tiền tệ khác, phần mềm vẫn lưu giữ cả giá trị đồng tiền của công ty và giá trị đồng tiền giao dịch.

Khi bạn có tài khoản ngân hàng bằng ngoại tệ, trong mỗi giao dịch, phần mềm sẽ lưu trữ hai giá trị:

  • Khoản nợ/có bằng đồng tiền của công ty

  • Khoản nợ/có bằng đồng tiền của tài khoản ngân hàng

Tỷ giá tiền tệ được cập nhật tự động bằng yahoo.com hoặc dịch vụ web của Ngân hàng Trung ương Châu Âu.

Cấu hình

Kích hoạt tính năng đa tiền tệ

Để giúp công ty của bạn làm việc được với nhiều loại tiền tệ, bạn hãy kích hoạt chế độ đa tiền tệ. Trong ứng dụng kế toán, bạn hãy vào Configuration (Cấu hình) > Settings (Thiết lập) > Accounting & Finance Features và chắc chắn là khung Allow Multi-currencies được đánh dấu. Bạn cung cấp tài khoản Currency Exchange Gain / Loss, sau đó bạn nhấn Apply.

Cấu hình tiền tệ

Khi phần mềm được cài đặt chế độ đa tiền tệ, bạn nên kích hoạt đơn vị tiền tệ mà bạn muốn sử dụng. Bạn hãy vào tùy chọn Configuration (Cấu hình) > Currencies (Tiền tệ). Tất cả các đồng tiền đều được tạo ra theo kiểu mặc định, nhưng bạn chỉ nên kích hoạt loại đồng tiền mà bạn định sử dụng ( để kích hoạt một đồng tiền, bạn hãy kiểm tra trường hoạt động của nó).

Sau khi kích hoạt các đơn vị tiền tề, bạn có thể cấu hình các tham số để tự động cập nhật tỷ giá tiền tệ. Các tùy chọn này cũng có trong phần cài đặt của ứng dụng kế toán, nằm ở cuối trang:

 

Bạn hãy nhấp chuột vào liên kết Update Now để cập nhật tỷ giá tiền tệ ngay bây giờ.

Tạo một tài khoản ngân hàng mới

Trong ứng dụng kế toán, trước tiên chúng ta vào Configuration (Cấu hình) > Accounting / Bank account (Kế toán / tài khoản ngân hàng) và tạo tài khoản mới.

Khi bạn đã lưu tài khoản ngân hàng này, phần mềm sẽ tạo tất cả các chứng từ cho bạn:

• Một bảng cân đối kế tài khoản

• Một sổ nhật ký trong bảng điều khiển của bạn

• Các thông tin về tài khoản ngân hàng ở cuối hóa đơn nếu bạn đã đánh dấu vào ô Show in Invoices Footer.

Ví dụ: một hóa đơn của nhà cung cấp bằng ngoại tệ

Dựa vào ví dụ, hãy giả sử chúng tôi nhận hóa đơn sau đây từ một nhà cung cấp ở Trung Quốc.

Bạn vào Purchase (Mua hàng) > Vendor Bills (Hóa đơn nhà cung cấp), và bạn sẽ thấy:

 

Khi bạn đã sẵn sàng thanh toán hóa đơn này, hãy nhấp chuột vào tạo thanh toán trên hóa đơn để lưu thanh toán lại.

 

Đó là tất cả những gì bạn phải làm. Phần mềm sẽ tự động ghi lại khoản lợi hoặc lỗ do chênh lệch tỷ giá tại thời điểm đối soát thanh toán với hóa đơn, điều này phụ thuộc vào tỷ gá tăng hay giảm giữa ngày lập hóa đơn và ngày thanh toán.

Lưu ý

Bạn có thể thanh toán một hóa đơn nước ngoài bằng đồng tiền khác. Trong trường hợp này, Phần mềm sẽ tự động chuyển đổi giữa hai loại tiền tệ.

Bảng chi tiết thông tin giao dịch khách hàng

Bảng chi tiết thông tin giao dịch khách hàng và nhà cung cấp được quản lý bằng đồng tiền của hóa đơn. Vì vậy, số tiền mà khách hàng phải trả cho nhà cung cấp luôn được thể hiện bằng đơn vị tiền của hóa đơn.

Nếu bạn có nhiều hóa đơn với các đồng tiền khác nhau cho cùng một khách hàng, phàn mềm sẽ tách bảng chi tiết thông tin giao dịch khác hàng theo đơn vị tiền tệ như trong báo cáo dưới đây.

 

Trong báo cáo trên, khoản tiền nhận được có liên quan đến Camptocamp không được quản lý bằng đơn vị tiền tệ thứ hai, có nghĩa là nó lưu giữ mỗi giao dịch bằng đồng tiền của nó. Nếu bạn thích, bạn có thế thiết lập số tiền nhận được từ khách hàng này bằng đồng tiền thứ hai và khoản nợ của họ sẽ được tự động chuyển sang loại tiền tệ này.

Trong trường hợp này, bảng chi tiết giao dịch của khách hàng luôn có một đơn vị tiền tệ. Nói chung, đây không phải là điều khách hàng mong đợi vì họ muốn được nhìn thấy số tiền cùng đơn vị với đồng tiền trong hóa đơn mà khách hàng nhận được.