Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Quản lý ngân phiếu

Khi công ty nhận được các khoản thanh toán bằng Sec thì chúng sẽ được rút ra theo từng phiếu. Để được nhận như tiền mặt thì nhân viên công ty sẽ phải mang những tấm séc này tới ngân hàng để đổi.

Ngân hàng sẽ yêu cầu bạn điền vào thẻ kí gửi ( còn gọi là thẻ gửi tiền) với thông tin chi tiết của ngân phiếu hoặc tiền mặt trong giao dịch được đưa vào giao dịch.

Bản sao kê ngân hàng sẽ phản ánh toàn bộ số tiền được gửi và tham chiếu đến thẻ kí gửi, chứ không phải chỉ là ngân phiếu của từng cá nhân.

Phần mềm sẽ giúp bạn chuẩn bị và in thẻ kí gửi, sau đó đối soát nó với bản sao kê ngân hàng của bạn một cách dễ dàng.

Cấu hình

Cài đặt tính năng kí gửi tiền

Để sử dụng tính năng kí gửi tiền theo đợt, bạn phải cài đặt phân hệ Batch Deposit.

Lưu ý

Thông thường, phân hệ này được cài đặt tự động nếu séc được sử dụng rộng rãi ở quốc gia của bạn.

Để xác nhận tính năng Batch Feature đã được cài đặt, vào Configuration (Cấu hình) > Settings (Thiết lập) trong ứng dụng kế toán, kiểm tra tính năng: Batch Deposits.

 

Kích hoạt tính năng trên tài khoản ngân hàng

Khi bạn kích hoạt tính năng này, phần mềm sẽ tự động kích hoạt ký gửi ngân hàng vào các tài khoản ngân hàng chính của bạn.

Để quản lý tài khoản ngân hàng nào có thể thực hiện việc kí gửi tiền và tài khoản nào không thể, bạn hãy vào sổ nhật ký mà bạn đùng để thanh toán ngân phiếu, thường được gọi là “Checks” hoặc “Banks”( xem thêm Cách tạo thanh toán bằng ngân phiếu cho khách hàng), trong ứng dụng kế toán, vào Configuration  (Cấu hình) > Accounting (Kế toán) > Journals (Sổ nhật ký).

Trong cửa sổ Advanced Settings (Thiết lập nâng cao), trong mục Miscellaneous (Khác), cài đặt Debit Method (Phương thức ghi nợ) thành Batch Deposit.

 

Nếu bạn chọn Batch Deposit trong trường các phương thức thanh toán, điều đó có nghĩa là các thanh toán được tạo trong sổ nhật ký này (được gọi là phương thức thanh toán khi bạn muốn thực hiện hoặc nhận một thanh toán) sẽ được áp dụng cho việc tạo các khoản tiền kí gửi sau đó.

Từ séc nhận được đến ngân hàng

Nhận séc của khách hàng

Khi ngân phiếu của bạn được nhận, hãy ghi chúng lại vào tài khoản ngân hàng mà bạn định gửi. Khi bạn chọn tài khoản ngân hàng (hoặc kiểm tra bút toán là bạn đã điều chỉnh để phần mềm hoạt động theo cách ấy), phần mềm đề xuất bạn sử dụng một khoản tiền kí gửi theo đợt. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu dự định gửi ngân phiếu vào tài khoản ngân hàng.

 

Trong trường ghi nhớ, bạn có thể cài đặt tham chiếu của ngân phiếu

Lưu ý

Thanh toán có thể tạo từ trình đơn Sales (Bán hàng) > Payments (Các thanh toán), hoặc trực tiếp trên hóa đơn liên quan, sử dụng nút Register Payment (Đăng ký thanh toán).

Chuẩn bị kí gửi tiền theo đợt

Từ ứng dụng kế toán, bạn hãy vào Sales (Bán hàng) > Batch Deposit, và tạo một Batch Deposit mới.

 

Chọn ngân hàng, sau đó chọn thanh toán (ngân phiếu) bạn muốn thêm vào khoản tiền gửi này. Theo mặc định, phần mềm đề xuất đến bạn tất cả các ngân phiếu chưa được gửi. Bằng cách đó, bạn có thể xác nhận rằng bạn không quên hoặc một ngân phiếu nào đó.

 

Bạn có thể in khoản tiền kí gửi theo đợt, điều này sẽ rất hữu ích để chuẩn bị phiếu gửi tiền mà ngân hàng thường yêu cầu hoàn thành.

Đối soát tiền gửi với sao kê ngân hàng

Khi bạn xử lý quá trình đối soát sao kê ngân hàng bạn sẽ thấy số tiền kí gửi theo đợt được tham chiếu trong bản sao kê. Khi quá trình đối soát đang diễn ra, người sử dụng có thể chọn tiền kí gửi phù hợp với dòng sao kê của ngân hàng.

Phát hiện lỗi

Không thấy liên kết tiền kí gửi trong bản sao kê ngân hàng?

Nếu bạn không thấy liên kết tiền kí gửi theo đợt trong bản sao kê, có thể có hai lý do:

- Sau khi cài đặt tính năng kí tiền kí gửi theo đợt, bạn cần tải lại trang để trình duyệt. Chỉ cần nhấp chuột vào nút tải lại trên trình duyệt của bạn.

- Bạn không có tiền kí gửi theo đợt được tạo cho tài khoản ngân hàng này.

Điều gì sẽ xảy ra nếu ngân phiếu bị từ chối?

Nếu số tiền trong sao kê của bạn ít hơn tiền thực tế bạn kí gửi theo đợt, điều này có nghĩa là ngân phiếu của bạn đã bị từ chối.

Trong trường hợp này nhấp chuột vào dòng kết nối đến ngân phiếu để xóa nó khỏi bản sao kê ngân hàng đã được điều chỉnh.