Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Quản lý ngân sách tài chính?

Tổng quan

Quản lí ngân sách tài chính là một phần cốt lõi trong quá trình vận hành một doanh nghiệp. Công việc này cho phép bạn đánh giá năng lực tài chính thực sự của bạn so với những năng lực hoạch định.

Cấu hình

Đầu tiên, chúng ta cần cài đặt các ứng dụng liên quan để sử dụng ngân sách. Phân hệ chính là Ứng dụng kế toán. Đến phân hệ Apps (Ứng dụng) và cài đặt ứng dụng Accounting and Finance.

Đến mục Accounting (Kế toán) > Configuration (Cấu hình) > Settings (Thiết lập) và kích hoạt tính năng Budget management (Quản lý ngân sách) hoạt động.

Nếu chúng ta cần lên ngân sách các chứng từ thanh toán và hóa đơn nhà cung cấp chính xác và cụ thể thì cần kích hoạt tính năng Kế toán phân tích. Nếu không thì chỉ có thể lên ngân sách tổng các tài khoản kế toán chung.

Vị trí ngân sách

Vị trí ngân sách gồm toàn bộ các tài khoản chung mà bạn muốn đặt ngân sách của mình tại đó (tài khoản chi phí hoặc thu nhập). Chúng ta cần xác định các tài khoản đó để phàn mềm có thể biết được tài khoản nào cần truy xuất đến để lấy thông tin ngân sách. Một số có thể đã được cài đặt cùng với hệ thống tài khoản của bạn.

Để xác định các vị trí đó, đến mục Accounting (Kế toán) > Configuration (Cấu hình) > Budgetary Positions (Tài khoản ghi nhận ngân sách).

Ví dụ như bạn cần xác định những tài khoản nào liên quan đến chi phí dự án. Tạo một vị trí và thêm các danh mục vào để chọn tài khoản.

Kế toán phân tích

Nếu bạn muốn xác định cụ thể những chứng từ thanh toán hoặc hóa đơn nhà cung cấp cho ngân sách của bạn, bạn cần sử dụng kế toán phân tích. Phần mềm cần biết những chi phí có liên quan đến ngân sách được xác định. Để làm như vậy chúng ta cần liên kết hoá đơn và chi phí với tài khoản kế toán phân tích. Tạo một tài khoản kế toán phân tích bằng cách nhập vào mô-đun kế toán, sau đó nhấp vào Configuration (Cấu hình) > Analytic Accounts (Tài khoản quản trị) > Create (Tạo mới). 

Thiết lập ngân sách

Bây giờ chúng ta đặt ra mục tiêu cho ngân sách. Chúng tôi xác định ngân sách trên kế hoạch đạt được là 6,000,000 VND.

Để thiết lập mục tiêu trên, vào ứng dụng Kế toán, chọn Accounting (Kế toán) > Budgets (Ngân sách) và tạo ra một ngân sách mới.

 

Chọn vị trí ngân sách tương ứng với dòng chi tiết ngân sách. Mặt khác, chọn vị trí dẫn đến tài khoản mà bạn muốn lên ngân sách. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ bắt đầu với tối đa là 700000 mục tiêu. Chọn Cost Vị trí ngân sách và xác định Khoản ngân sách dự kiến. Khi chúng ta đang ghi nhận một chi phí, chúng ta cần quy định một khoản ngân sách âm. Cuối cùng, chọn tài khoản quản trị tương ứng.

Nhấp chọn Save & New để nhập ngân sách lợi nhuận. Vị trí ngân sách là khoản lợi nhuận và Khoản ngân sách dự kiến là 10000000 VND. Lưu và đóng.

Bạn cần Xác nhận và Duyệt ngân sách.

Kiểm tra ngân sách

Bạn có thể kiểm tra ngân sách bất kỳ lúc nào. Để thấy những biến đổi, đặt một số Hóa đơn và Hóa đơn nhà cung cấp.

Thủ thuật

Nếu sử dụng kế toán phân tích, nhớ rằng bạn cần quy định tài khoản trong hóa đơn và dòng chi tiết thông tin mua hàng. Phần mềm có thể tính toán các dòng chi tiết hóa đơn và dòng chi tiết thông tin mua hàng được đặt trong tài khoản và hiển thị chúng trong cột Practical Amount (số tiền thực tế).