Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Nhân sự / Quản lý ngày nghỉ

Thiết lập

Bạn có thể quản lý ngày nghỉ của toàn bộ nhân viên bằng cách sử dụng module Ngày nghỉ trong các ứng dụng quản lý Nhân sự.

Sử dụng menu Leaves (Ngày nghỉ) > My Leaves (Nghi của tôi) > Leaves Summary (Tóm tắt nghỉ) của một nhân viên có thể yêu cầu nghỉ.

Yêu cầu ngày nghỉ có thể được tạo bởi nhân viên và xác nhận bởi người quản lý trực tiếp của họ. Khi một yêu cầu ngày nghỉ được xác nhận, nó tự động xuất hiện trong Bảng tóm tắt ngày nghỉ của các nhân viên. Bạn có thể xác định một số loại ngày nghỉ (nghỉ lế, tết, bệnh tật, vv) và quản lý cấp phát cho mỗi loại.

 

Phần mềm có thể cung cấp các tính năng sau cho quá trình quản lý hiệu quả kỳ nghỉ:

Nó giúp bạn quản lý các ngày nghỉ và tạo các yêu cầu.

• Có thể đồng bộ hóa với một chương trình họp nội bộ (sử dụng CRM): để tự động tạo ra một trường hợp khi một yêu cầu kỳ nghỉ được chấp nhận, bạn phải liên kết các trạng thái ngày nghỉ đến một phần trường hợp.

• Bạn có thể thiết lập các tùy chọn màu sắc theo kiểu nghỉ của bạn, ví dụ, ngày nghỉ ốm phải có màu đỏ trong các báo cáo.

• Một nhân viên có thể yêu cầu nhiều hơn số ngày nghỉ, bằng cách làm cho một yêu cầu mới thông qua phân bổ.

• Báo cáo thống kê cho Ngày nghỉ có thể được nhìn thấy bằng cách sử dụng menu Leaves (Ngày nghỉ) > Reporting (Báo cáo) > Leaves (Ngày nghỉ).

Xác định các loại ngày nghỉ khác nhau

Bạn có thể định nghĩa các loại ngày nghỉ khác, có thể được tạo bởi một nhân viên trong yêu cầu ngày nghỉ. Để xác định một loại nghỉ phép mới, sử dụng menu Leaves (Ngày nghỉ) > Configuration (Cấu hình) và nhấp vào Tạo mới.

 

Bạn có thể cấu hình các thông tin sau:

• Loại nghỉ: Một tên cho kiểu nghỉ.

• Màu sắc trong Báo cáo: Một màu đó sẽ được sử dụng trong báo cáo tóm tắt ngày nghỉ.

• Loại cuộc họp: Nếu bạn chọn một cuộc họp, một lần nghỉ phép được xác nhận, một sự kiện sẽ được tạo ra trong lịch.

• Hiệu lực: Nếu chọn, sau đó yêu cầu sẽ đòi hỏi một người phê duyệt thứ hai.

• Cho phép ghi đè giới hạn: Nếu chọn, các nhân viên sẽ được phép lấy ngày nghỉ nhiều hơn giới hạn tối đa.

• Sau khi nhập các thông tin loại nghỉ phép, bấm Save.

Quản lý Yêu cầu nghỉ và phê duyệt

Một nhân viên có thể yêu cầu được nghỉ từ Leaves (Ngày nghỉ) > My leaves (Nghỉ của tôi) > Leaves Request (Xin nghỉ). Trong một form Yêu cầu nghỉ mới, bạn có thể nhập như sau:

• Mô tả: Lý do xin nghỉ.

• Chế độ: loại nghỉ phép là theo nhân viên, bạn phải chọn một nhân viên đã gửi yêu cầu này.

• Loại nghỉ: Chọn loại được xác định trước được nghỉ.

• Khoảng thời gian: ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ nghỉ

• Ngày: Nó được tính toán dựa trên ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

 

Các nhân viên sau đó có thể lưu yêu cầu vừa tạo, các yêu cầu này sẽ được chuyển sang Yêu cầu nghỉ chờ phê duyệt để chờ người quản lý phê duyệt. Quản lý của nhân viên có thể tìm lại các yêu cầu đang chờ phê duyệt bằng cách sử dụng menu Leaves (Ngày nghỉ) > Leaves to Approve (Nghỉ chờ duyệt) > Leaves (Ngày nghỉ). Người quản lý có thể chọn một yêu cầu đang chờ để mở xem hình thức của nó và nhấp vào Từ chối để từ chối các yêu cầu hoặc Phê duyệt chấp nhận yêu cầu. Nếu kiểu ngày nghỉ được chọn có áp dụng phê duyệt kép, thì một nút xác nhận thứ 2 sẽ xuất hiện để chờ sự phê duyệt thứ 2, có thể Phê duyệt hoặc chấp thuận hoặc từ chối lần 2 để Yêu cầu nghỉ chuyển đến trạng thái cuối cùng.

 

 Theo dõi các yêu cầu nghỉ cũ

Ngày nghỉ cũ có thể được theo dõi trong một số cách trong phần mềm. Bạn có thể nhận được một báo cáo yêu cầu nghỉ của bạn (hiện đang đăng nhập với vai trò người dùng) từ Leaves (Ngày nghỉ) > My Leaves (Nghỉ của tôi) > Leaves Summary (Tóm tắ nghỉ). Nhấn vào bộ lọc phía trên bên phải, chọn lọc các yêu cầu đã được phê duyệt để xem một danh sách các yêu cầu nghỉ phép chấp thuận của bạn. Để xem các yêu cầu từ chối, xóa bộ lọc của bạn và xem những hồ sơ được đánh dấu bằng màu đỏ.

Để xem (hiện đang đăng nhập với vai trò người dùng) yêu cầu phân bổ của bạn, đến Leaves (Ngày nghỉ) > My Leaves (Nghỉ của tôi) > Allocation Request (đề nghị nghỉ phép) và thực hiện theo các trình tự tương tự như trên.

Leaves (Ngày nghỉ) > Reports (Báo cáo) > Leaves (Ngày nghỉ) sẽ cung cấp cho bạn các báo cáo thống kê của ngày nghỉ và phân bổ các nhóm theo năm, người lao động và loại ngày nghỉ.

Tất cả các báo cáo thống kê trên được tăng cường bởi các bộ lọc khác nhau và các nhóm để hỗ trợ bạn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết. Bạn có thể lọc các theo trạng thái các yêu cầu nghỉ của mình (chờ xác nhận, chờ phê duyệt, phê duyệt), Năm, Ngày nghỉ của bạn và Ngày nghỉ của phòng ban của bạn. Bạn cũng có thể xem các yêu cầu nghỉ trong tháng này. Bạn có thể nhóm của nhân viên, quản lý, phòng ban, loại, nhóm, ngày bắt đầu và trạng thái.

 

Cho phép nhân viên để vào yêu cầu phân bổ cho mình

Để có thể yêu cầu nghỉ, một nhân viên phải được phân bổ một số ngày nghỉ mà bạn có thể sử dụng được. Thông thường, các quản lý làm công việc phân bổ của ngàỳ nghỉ cho nhân viên của mình. Nhưng, ví dụ, khi một nhân viên đã làm việc trong trường hợp đặc biệt vào những ngày cuối tuần, họ có thể được hưởng thêm ngày nghỉ. Trong một trường hợp như vậy, các nhân viên có thể được phép đặt một yêu cầu phân bổ, mà sau đó có thể được chấp nhận hay từ chối bởi người quản lý. Nếu được chấp thuận, người lao động có thể yêu cầu nghỉ dựa vào loại và có thể vượt quá hạn mức nghỉ được phép.

Có thể tạo yêu cầu phân bổ từ Leaves (Ngày nghỉ) > My leaves (Nghỉ của tôi) > Allocation Request (Đề nghị nghỉ phép). Theo form của nó, bạn có thể điền vào các chi tiết sau đây:

• Mô tả: Tên cho yêu cầu.

• Chế độ phân bổ: Hoặc là bởi nhân viên hoặc từ khóa nhân viên.

• Nhân viên: Nếu loại phân bổ là bởi nhân viên, bạn phải chọn một nhân viên cho người mà phân bổ này được thực hiện.

• Từ khóa nhân viên: Nếu loại phân bổ là từ khóa nhân viên, bạn phải chọn Từ khóa nhân viên cho người mà phân bổ này được thực hiện.

• Loại nghỉ: Chọn một loại nghỉ phép được xác định trước.

• Số ngày: Số ngày yêu cầu để thực hiện.

• Lý do: Xác định lý do của yêu cầu. Các nhân viên có thể bấm Lưu.

 

Quản lý sau đó sẽ tìm thấy yêu cầu này trong danh sách của mình về các yêu cầu phân bổ. Và có thể hoặc bấm vào Từ chối để từ chối các yêu cầu hoặc nhấn Phê duyệt để chấp nhận yêu cầu.