Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Quản lý thu tiền và theo dõi khách hàng?

Thu tiền và tổ chức nhắc nhở khách hàng thanh toán luôn là một công việc không dễ dàng. Tuy nhiên, điều này lại cần thiết trong việc theo dõi sát sao công nợ hiện tại. May mắn là phần mềm có thể cung cấp công cụ phù hợp để kiểm soát công nợ, phân bổ tự động bảng chi tiết giao dịch khách hàng, và kiểm soát thời gian nợ.

Theo dõi công nợ khách hàng: Chỉ dẫn từng bước

Thu các khoản công nợ hiện tại

Nếu bạn có bất kỳ giao dịch chưa đối chiếu nào trong tài khoản ngân hàng, bạn cần xử lý chúng trước khi bắt đầu phân tích bảng liệt kê chi tiết thanh toán khách hàng. Điều này đảm bảo rằng bạn đã ghi lại tất cả khoản thanh toán của khách hàng gần đây trước khi gửi nhắc nhở cho bất cứ khách hàng nào về dư nợ hiện tại.

 

Kiểm tra báo cáo dư nợ khách hàng

Bạn có thể theo dõi các khoản nợ khó thu từ báo cáo tuổi nợ khách hàng

 

Báo cáo này hiển thị thông tin về dư nợ chưa trả của khách hàng và hạn nợ là bao lâu. Sau đó bạn có thể tập trung tiềm năng của mình vào các khách hàng thích hợp.

Bạn có thể chọn bất kỳ khách hàng nào trong danh sách và phần mềm sẽ mở chi tiết hóa đơn của họ trong mẫu thư Theo dõi khách hàng, gọi là Bảng báo cáo Khách hàng.

Vào menu Accounting (Kế toán) > Sale (Bán hàng) > Customer Statement (Báo cáo khách hàng).

 

Từ phần Bảng báo ca khách hàng, bạn có thể:

• Đổi và cấu hình các tin nhắn khách hàng

• Gửi mail nhắc nhở khách hàng

• Gửi thư nhắc nhở cho khách hàng

• Gửi nhắc nhở in tự động bằng cách tận dụng tích phân Docsaway của chúng tôi

• Phóng to các hóa đơn mở hoặc các khoản thanh toán.

• Loại bỏ hóa đơn hoặc khoản thanh toán từ báo cáo (trong trường hợp có mâu thuẫn)

• Ghi lại bất kỳ cuộc gọi nào đã gọi cho khách hàng

• Đặt lịch cho nhiệm vụ tiếp theo để theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng (ví dụ như gọi lại trong 15 ngày nếu không có thanh toán nào được thực hiện )

Bạn có thể đặt nhắc nhở khoảng thời gian bạn muốn liên hệ với một khách hàng cụ thể nào đó. Chọn Manual để mở công cụ giúp sắp xếp lịch hẹn, còn khi chọn Auto, bạn sẽ được tự động gợi ý rằng bạn sẽ liên hệ với khách hàng 15 ngày sau nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán hóa đơn. Việc cài đặt phân hệ Follow-Up Plans cho phép bạn cài đặt các thao tác tự động và khoảng thời gian dừng để gửi nhắc nhở.

 

Nếu bạn đã gửi nhắc nhở cho khách hàng vài ngày trước, một tin nhắn cảnh báo sẽ xuất hiện ở đầu màn hình, nhắc bạn rằng bạn không nên gửi nữa vì đã có một nhắc nhở vừa được gửi đi. Mỗi khi bạn ghi lại một ghi chú, Odoo sẽ tự động cài đặt ngày nhắc nhở tiếp theo, trừ khi bạn chọn cài đặt thủ công bằng cách chọn nút nhắc nhở tiếp theo ở trên, bên phải màn hình.

Lời khuyên

Bạn cũng có thể ghi rõ ngày thanh toán dự định trên dòng hóa đơn một cách trực tiếp để định rõ nhắc nhở kế tiếp trong trường hợp hóa đơn vẫn chưa được trả.

Gửi các bản báo cáo chi tiết công nợ khách hàng

Gửi một loạt cho khách hàng của bạn các nhắc nhở trong bảng chọn Sale (Bán hàng) > Customer Statement (Báo cáo khách hàng) phần sẽ mở tất cả các bản sao kê đang đợi để được xử lý, dựa vào nhắc nhở gần nhất mà họ nhận được.

Bạn có thể chọn xử lý chúng từng cái, gửi nhiều thư hoặc thư điện tử theo loạt, hoặc chỉnh ngày hoạt động kế cho lần liên hệ sau.

Ghi chú

Nếu một hóa đơn chưa được trả, phần mềm sẽ nhắc bạn liên hệ với khách hàng đó sau ngày hoạt động tiếp theo của họ. Bạn có thể truy cập hằng ngày báo cáo bản sao kê khách hàng và phần mềm sẽ chỉ hiển thị những khách hàng bạn cần liên hệ trong bất kỳ ngày nào. Điều này dựa vào:

• Khách hàng mà bạn chưa nhận được thanh toán từ họ

• Khách hàng mà chưa được nhắc nhở trong X ngày vừa qua (“X” được định nghĩa như là ngày quá hạn của một hóa đơn sau lần nhắc nhở đầu tiên, sau đó mỗi ngày hoạt động tiếp theo đều sẽ được đặt nhắc nhở)

Cài đặt quá trình nhắc nợ

Phân hệ Payment Follow-up Management cho phép bạn định rõ kế hoạch nhắc nhở. Sau khi cài đặt, truy cập vào Follow-up Levels trong cấu hình kế toán để cài đặt quá trình thúc nợ của bạn

Một vài ví dụ:

• Thư điện tử: 3 ngày trước ngày quá hạn

• Thư và thư điện tử: vào ngày quá hạn

• Thư điện tử và gọi điện: 15 ngày sau ngày quá hạn

• Thư và thư điện tử: 60 ngày sau ngày quá hạn

 

Nhờ phân hệ này, bạn có thể gửi mọi thư tay và thư điện tử theo từng đợt cho tất cả khách hàng cùng một lúc. Nhắc nhở tiếp theo sẽ được tính toán tự động dựa vào cấu hình cài đặt sẵn trên kế hoạch theo dõi của bạn.

Phân hệ này cũng thêm vào nút đỏ/xanh trên từng khách hàng, cho phép bạn dễ dàng đánh dấu trạng thái của khách hàng với các lựa chọn sau: “Người nợ tốt, người nợ bình thường, người nợ xấu”

 

Kiểm soát thời gian nợ

DSO (Days of Outstanding Sales – Số ngày của khoản nợ) là số ngày trung bình mà công ty thu được tiền sau khi bán hàng.

DSO được tính bằng cách chia số dư của tài khoản phải thu cho tổng giá trị bán trong cùng 1 giai đoạn và kết quả này là số ngày trong giai đoạn được tính.

Bạn có thể nhận DSO của công ty bạn từ báo cáo Tổng Quát Tình Hình Hoạt động trong mục Báo cáo (kiểm tra KPI trung bình và ngày nợ).