Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Thanh toán nhiều hóa đơn cùng một lúc

Phần mềm cung cấp một cách xử lý nhiều hóa đơn đơn giản và hiệu quả cùng một lúc, với nhiều lựa chọn nhanh chóng và phức hợp. Chỉ bằng một quy trình đơn, bất cứ ai cũng có thể xử lý các hóa đơn và khoản thanh toán chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Thanh toán nhiều hóa đơn với một khoản thanh toán

Ghi lại nhiều thanh toán

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ tạo ra một vài hóa đơn. Bạn có thể kiểm soát cả quy trình từ bảng điều khiển kế toán (màn hình đầu tiên bạn nhận được khi bạn mở ứng dụng kế toán).

 

Để tạo một hóa đơn, mở bảng điều khiển và nhấp vào Vendor Bills (Hóa đơn nhà cung cấp). Trong cửa sổ Vendor Bills, nhấp vào Create (Tạo).

 

Chọn một nhà cung cấp mà bạn muốn mua sản phẩm và nhấp vào Add an item (Thêm một hạng mục) để thêm một hay nhiều sản phẩm. Nhấp vào Save (Lưu)  và sau đó là Validate (Xác nhận).

Thanh toán từng hóa đơn nhà cung cấp.

 

Chúng ta sẽ ghi lại khoản thanh toán cho một hóa đơn duy nhất. Mở hóa đơn, nhấp vào Register Payment (Thanh toán). Điền và chọn các thông tin sau đó chọn  Validate (Xác nhận)

 

Khi bạn đã xác thực thanh toán, hệ thống sẽ tự động đối soát thanh toán đó với hóa đơn và đưa hóa đơn về trạng thái Paid (Đã thanh toán). Hệ thống cũng sẽ tạo chuyển đổi từ tài khoản thanh toán và đối soát nó với giao dịch chi phí.

Thanh toán nhiều hóa đơn cùng nhau

Bạn có thể thanh toán một lúc nhiều hóa đơn cho cùng một nhà cung cấp (đối tác) và các hóa đơn đang ở trạng thái Open (mở)

 

Trong mục Vendors Bills (Hóa đơn nhà cung cấp), chọn hóa đơn mới mà bạn vừa tạo bằng cách nhấp vào ô kế bên chúng. Trong bảng chọn Action (Hành động) đặt ở giữa trang, nhấp vào Register Payment (Thanh toán).

 

Hệ thống sẽ tự động tính số tiền phải thanh toán cho bạn, nhưng bạn có thể điều chỉnh khoản thanh toán này. Sau đó, bạn chỉ cần chọn sổ nhật ký thanh toán và xác nhận.

Một khi bạn xác nhận thanh toán hệ thống sẽ tự động đối soát khoản thanh toán đó với từng hóa đơn của bạn và thiết lập trạng thái hóa đơn là Paid (đã thanh toán).

Ghi lại khoản thanh toán cho đối soát sau này

Bạn cũng có thể đối soát một khoản thanh toán với hóa đơn sau khi khoản thanh toán đã được ghi nhận.

Đầu tiên, bạn cần tạo một khoản thanh toán

Điều này được xử lý từ Dashboard (Bảng điều khiển) > Bank journal (Sổ nhật ký ngân hàng) >  More Option (Thêm lựa chọn) > Send Money (Chi tiền).

 

Tạo một đơn thanh toán với phương thức thanh toán đã được kiểm tra. Chọn nhà cung cấp liên quan và số lượng còn dư phải trả. Sau khi điền mọi thông tin chi tiết, chúng tôi sẽ xác nhận lại đơn thanh toán, điều này sẽ tạo ra giao dịch thanh toán với hệ thống.

 

Như bạn thấy, tình trạng thanh toán hóa đơn cho biết khoản nào đã được vào sổ và khoản nào còn cần phải đối soát.

Sau khi nhận được bản sao kê ngân hàng từ ngân hàng với các thông tin thanh toán, bạn cần phải đối soát giao dịch trong bảng điều khiển. Tổng số tiền giao dịch sẽ được tính toán tự động.

Thanh toán một phần của nhiều hóa đơn nhà cung cấp

Làm thế nào để thanh toán nhiều hóa đơn nhà cung cấp có giảm giá tiền mặt cùng một lúc?

Bạn đã biết cách thanh toán hóa đơn nhiều phương thức nhưng thanh toán từng phần thì sao? Chúng ta sẽ thực hiện một ví dụ khác, sẽ thanh toán từng phần cho nhiều hóa đơn khác nhau.

Chúng ta sẽ tạo nhiều hóa đơn và thanh toán những hóa đơn này từng phần thông qua bản sao kê ngân hàng.

Thêm các điều khoản thanh toán cho phép một vài giảm giá tiền mặt. Có nghĩa là nhà cung cấp đề nghị một khoản giảm giá thanh toán sớm.

 

Chúng ta đang tạo các hóa đơn sau đây với nhiệm vụ là phải thực hiện điều khoản thanh toán phía trên 

Chúng ta đã tạo các hóa đơn sau:

 

Chúng ta sẽ thanh toán các hóa đơn bằng cách tạo bảng sao kê ngân hàng nơi có thể điều chỉnh giảm giá tiền mặt theo đề nghị của nhà cung cấp dưới các điều khoản thanh toán.

 

Trước khi đối soát bản sao kê ngân hàng này, chúng ta cần tạo một bản sao kê mẫu cho các khoản giảm giá tiền mặt.

 

Bây giờ chúng ta sẽ trở về bản sao kê ngân hàng và mở giao diện đối soát.