Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Theo dõi chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự là các khoản phí chi trên danh nghĩa của công ty. Sau đó công ty sẽ hoàn trả các chi phí này cho nhân viên. Hóa đơn thường là:

● Chi phí xe cộ, hoàn trả theo đơn vị hoặc khoảng cách (mét hoặc kilomet)

● Chi phí sinh hoạt, hoàn trả dựa trên hóa đơn

● Các khoản mua hàng khác, chẳng hạn như văn phòng phẩm và sách, dành riêng cho công ty nhưng do nhân viên mua.

Cấu hình

Để quản lý chi phí, bạn cần phải cài đặt ứng dụng Expense Tracker trong phân hệ Apps.

Bạn cũng cần phải cài đặt phân hệ Sales Management để xuất lại hóa đơn các chi phí đó cho khách hàng.

Khi các ứng dụng này đã được cài đặt, bạn có thể cấu hình cho các sản phẩm khác nhau đại diện cho các loại chi phí. Để tạo sản phẩm đầu tiên, đi đến bảng chọn Configuration (Cấu hình) > Expenses Products (Sản phẩm chi phí) trong ứng dụng Expenses (Chi phí).

 

Quy trình thanh toán chi phí

Ghi nhận chi phí phát sinh

Mỗi nhân viên của công ty đều có thể tạo chi phí của họ từ ứng dụng Expenses (Chi phí) > My Expenses (Chi phí của tôi). Quy trình thanh toán chi phí cá nhân sẽ vận hành như sau:

1. Nhân viên ghi nhận chi phí của họ và gửi lên quản lý

2. Quản lý duyệt hoặc không duyệt chi phí đó

3. Kế toán nhập chi phí lên khoản mục bút toán

4. Công ty sẽ hoàn trả chi phí cho nhân viên (nhân viên cũng giống như nhà cung cấp với khoản nợ phải trả)

5. Nếu chi phí được liên kết với kế toán quản trị thì công ty có thể xuất hóa đơn lại cho khách hàng

Đối với mỗi chi phí, nhân viên nên ghi nhân ít nhất như sau:

● Mô tả: nên bao gồm các thông tin tham chiếu của vé/hóa đơn

● Sản phẩm: loại chi phí

● Giá (ví dụ như khách sạn) hoặc số lượng (ví dụ như hoàn trả theo km nếu đi bằng xe riêng của nhân viên)

Tùy thuộc vào chính sách của công ty, nhân viên phải đính kèm bản scan hoặc hình ảnh của chi phí. Để làm điều đó, chỉ cần soạn một tin nhắn ở cuối của màn hình chi phí với bản scan của vé/hóa đơn trong tệp đính kèm.

 

Nếu chi phí được liên kết với một dự án khách hàng, bạn đừng quên thiết lập kế toán phân tích có liên kết với dự án khách hàng hoặc đơn bán hàng (bạn có thể phải kích hoạt kế toán phân tích trong cài đặt kế toán để có thể áp dụng tính năng này)

Khi chi phí đã được ghi nhận đầy đủ, nhân viên phải nhấp vào Submit to Manager (Gửi tới quản lý). Trong một vài công ty, các nhân viên nên nộp chi phí của họ theo nhóm vào cuối tháng, hoặc vào cuối chuyến công tác.

Nhân viên có thể nộp tất cả các chi phí một loạt, sử dụng thao tác Submit Expenses từ danh sách chi phí, hoặc các biểu tượng nhỏ trong danh sách xem.

Quản lý xác nhận chi phí

Quản lý sẽ nhận thư điện tử yêu cầu xác nhận mỗi chi phí (quản lý của nhân viên được quy định rõ trong biểu mẫu nhân viên). Họ có thể sử dụng bảng chọn To Approve (Chờ duyệt) để kiểm tra tất cả chi phí đang chờ duyệt

Quản lý có thể:

● Thảo luận chi phí để yêu cầu thêm thông tin (ví dụ như nếu bản scan hóa đơn bị thiếu)

● Không duyệt chi phí

● Duyệt chi phí

Kế toán viên kiểm soát chi phí

Sau đó, tất cả chi phí được quản lý duyệt sẽ được nhân viên kế toán đưa vào sổ. Khi chi phí được vào sổ, khoản mục bút toán liên quan được tạo và hiển thị trong sổ kế toán.

Nếu kế toán viên muốn tạo một khoản mục bút toán duy nhất theo đợt cho các chi phí, họ có thể đưa vào sổ các chi phí theo đợt từ danh sách chung.

Xuất hóa đơn lại cho khách hàng

Nếu chi phí được liên kết với kế toán quản trị liên quan đến đơn bán hàng, đơn bán hàng đó sẽ có một dòng mới liên quan đến chi phí. Dòng này sẽ không xuất hóa đơn cho khách hàng và sẽ được bao gồm trong đợt hóa đơn kế tiếp (tính tiền đi lại và chỗ ở trong một dự án).

Để xuất hóa đơn cho khách hàng, chỉ cần nhấp vào nút xuất hóa đơn trong đơn bán hàng của họ (hoặc nó sẽ được tự động xuất vào cuối tuần/tháng nếu bạn xuất hóa đơn cho tất cả các đơn đặt hàng trong một đợt)

Hoàn trả chi phí cho nhân viên

Nếu cho phí đã được trả bằng tiền riêng của nhân viên, công ty sẽ hoàn trả lại cho họ. Trong trường hợp đó, số dư tuổi nợ phải trả cho nhân viên sẽ hiển thị cho đến khi công ty hoàn trả lại chi phí cho họ

Tất cả những gì bạn phải làm là thanh toán số tiền phải trả đúng hạn cho nhân viên đó.

Chi phí nhỏ lẻ

Chi phí không xuất hóa đơn lại cho khách hàng

Nếu có vài chi phí không xuất được hóa đơn lại cho khách hàng, bạn có hai lựa chọn:

1. Nếu quyết định xuất hay không xuất hóa đơn liên quan đến sản phẩm, đổi chính sách xuất hóa đơn cho sản phẩm:

o Dựa vào thời gian và vật liệu: xuất hóa đơn lại cho khách hàng

o Dựa vào các đơn bán hàng: không xuất hóa đơn lại cho khách hàng

2. Nếu bạn phải tạo một hóa đơn ngoại lệ không cần xuất lại cho khách hàng thì đừng nên thiết lập kế toán quản trị cho nó