Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Dự án / Thiết lập chức năng tính lương

Thiết lập chức năng tính lương

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về sự tích hợp giữa phân hệ Quản lý dự án (Project) và phân hệ Bán hàng (Sales) trong phần mềm và cách tạo ra nhiệm vụ từ các dòng đơn bán hàng.

Trong quản lý dự án, một nhiệm vụ là một hành động cần thiết phải thực hiện trong một thời gian xác định. Đối với một công ty dịch vụ bán hàng, nhiệm vụ thường đại diện cho các dịch vụ, hàng hóa đã được bán cho khách hàng và cần phải được chuyển giao. Đây là lý do tại sao chức năng tạo nhiệm vụ từ đơn bán hàng rất hữu ích để có thể hợp lý hóa quá trình giữa các phòng ban, cụ thể là phòng Kinh doanh/Bán hàng và phòng Dịch vụ/Kỹ thuật.

Ví dụ: bạn có thể bán một gói dịch vụ 50h dịch vụ với giá 25.000$, giá đã được ấn định và thanh toán ban đầu. Nhưng bạn muốn theo dõi các dịch vụ hỗ trợ bạn đã thực hiện cho khách hàng. Về mặt trình tự bán hàng, việc bán dịch vụ này sẽ kích hoạt việc tạo ra một nhiệm vụ mà từ đó các chuyên viên hỗ trợ cho dịch vụ đó sẽ ghi bảng chấm công và nếu cần thiết sẽ gửi lại hóa đơn tới khách hàng cho các thời gian mất thêm cho dự án.

Cấu hình

Cài đặt các ứng dụng cần thiết

Để có thể tạo một nhiệm vụ từ đơn bán hàng, bạn cần cài đặt hai module là Quản lý bán hàng và Quản lý dự án. Bạn hãy đi đến menu Ứng dụng trong menu Thiết lập để tiến hành kiểm tra và cài đặt chúng

Thêm vào đó, nếu bạn muốn có thể xuất hóa đơn cho khách hàng của bạn dựa vào thời gian thực hiện nhiệm vụ, bạn sẽ cần cài đặt module Timesheet (Bảng chấm công).

Tạo và cài đặt một dự án

Bạn cần phải cấu hình dịch vụ của bạn trên form sản phẩm để bản thân nó có thể tạo ra một nhiệm vụ mỗi khi nó được bán. Từ module Sale (Bán hàng) > Product (Sản phẩm) và tạo ra một sản phẩm theo các thông tin dưới đây:

• Tên sản phẩm

• Kiểu sản phẩm

• Đơn vị đo lường sản phẩm

• Chính sách hóa đơn: Bạn có thể cài đặt chính sách hóa đơn của bạn theo đơn đặt hàng hoặc theo số lượng giao hàng thực tế. Bạn có thể dễ dàng theo dõi số giờ được bàn giao hoặc ghi hóa đơn tới khách hàng của bạn.

Kết nối nhiệm vụ của bạn tới một dự án có sẵn hoặc tạo một dự án mới trên fly của sản phẩm mà dự án đó chỉ dành cho một sản phẩm cụ thể. Mặt khác, bạn có thể để trường thông tin đó trống, phần mềm sẽ tạo ra một dự án với mỗi đơn hàng (SO-Sales Order)

Tạo một đơn bán hàng

Khi bạn đã thiết lập một sản phẩm, bạn có thể tạo một báo giá hoặc một đơn bán hàng cho sản phẩm đó. Một khi báo giá được xác nhận và chuyển thành một đơn bán hàng, nhiệm vụ sẽ tự động được tạo ra

Truy cập các nhiệm vụ được tạo ra từ đơn bán hàng

Từ module Dự án, bạn sẽ thấy một nhiệm vụ mới sẽ xuất hiện:

– Trên một dự án có liên quan nếu bạn đã lựa chọn một dự án trong form Sản phẩm

– Trên một dự án mới với tên liên quan đến tên của đơn bán hàng.

Trên nhiệm vụ của riêng đơn bán hàng, bạn có thể ghi lại timesheets (bảng châm công) và đưa tới hóa đơn khách hàng dựa trên chính sách hóa đơn của bạn.

Trong phần mềm, tài liệu trung tâm là các đơn bán hàng, có nghĩa là các nguồn tài liệu của nhiệm vụ là các đơn đặt hàng có liên quan.