Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Dự án / Thiết lập và cấu hình một dự án

Thiết lập và cấu hình một dự án

Phần mềm dự án cho phép bạn quản lý một dự án cùng với toàn bộ thành viên trong team của bạn và cho phép bạn giao tiếp với bất cứ thành biên nào cho mỗi nhiệm vụ của dự án. Module này hoạt động với các dự án có nhiệm vụ sau giai đoạn điều chỉnh. Đó có thể là một công việc nội bộ hoặc định hướng khách hàng. Một nhiệm vụ là một công việc hoặc một nhóm các công việc được thực hiện như một phần của dự án. Bạn có thể cung cấp các nhiệm vụ khác nhau cho một số nhân viên làm việc trên cùng một dự án.

Cài đặt module

Từ menu Apps tìm kiếm module Project Management (Quản lý dự án) với từ khoá “project” sau đó bấm Install (Cài đặt).

Tạo một dự án mới

Từ menu Project (Dự án) click vào Create (Tạo). Hệ thống sẽ mở ra cho bạn một màn hình thông tin dự án, bạn có thể chỉ định tên dự án và thiết lập các trường thông tin riêng cho dự án của bạn. Các trường thông tin bao gồm:

– Customer Project (Dự án của khách hàng): khách hàng có thể nhìn thấy tiến độ dự án và các công việc trong cổng thông tin (portal) mà bạn cung cấp cho khách hàng nếu họ là người theo dõi dự án này.

– All Employees (Tất cả nhân viên): những nhân viên sẽ theo dõi công việc hoặc các vấn đề của dự án.

– Private Project (Tin dự án): những người theo dự án sẽ chỉ thấy các nhiệm vụ hoặc các vấn đề họ được cho phép

Bạn có thể chỉ định trường Dự án của khách hàng, nếu như một khách hàng tham gia dự án này cùng bạn hoặc bạn có thể để trống. Đây là trường thông tin không bắt buộc:

Khi bạn đã nhập đầy đủ các chi tiết cần thiết, click Save (Lưu) để lưu lại dự án của bạn.

Quản lý các giai đoạn của dự án

Thêm các giai đoạn cho dự án của bạn

Trên bảng điều khiển dự án của bạn, click vào link Task (Nhiệm vụ)

Trong một cửa sổ mới, thêm vào một cột mới và đặt tên cho nó theo tên giai đoạn đầu của dự án, sau đó thêm các cột mà ở đó tượng trưng cho những giai đoạn tiếp theo trong dự án của bạn

Đối với một giai đoạn, sẽ có những dấu hiện cho trạng thái của nhiệm vụ với từng giai đoạn một, bạn có thể thiết lập ghi chú cá nhân để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn

Kéo con trỏ chuột của bạn trên một giai đoạn và click vào thanh trượt xuất hiện, trên menu mở bạn có thể click vào Edit (Chỉnh sửa)

Một cửa sổ mới sẽ mở ra. Các chấm màu sắc và biểu tượng ngôi sao tương ứng sẽ giúp bạn tùy biến các dấu hiệu áp dụng vào công việc, giúp bạn quan sát và nhận biết những công việc đòi hỏi sự chú ý một cách dễ dàng hơn. Bạn có thể cung cấp cho chúng bất cứ dấu hiệu nào bạn muốn.

Click vào Save (Lưu) sau khi bạn đã hoàn thành

Sắp xếp lại giai đoạn

Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh giao diện nhằm phù hợp hơn với nhu cầu công việc của bạn bằng cách tạo ra các cột mới. Từ giao diện kanban của dự án, bạn có thể thêm mới một Giai đoạn bằng các click vào Add new column (Thêm mới một cột). Nếu bạn muốn sắp xếp lại thứ tự của các giai đoạn, bạn có thể dễ dàng làm việc đó bằng cách kéo và thả các cột bạn muốn di chuyển đến vị trí mong muốn. Bạn cũng có thể gấp hoặc mở ra các giai đoạn của bạn bằng cách sử dụng vào biểu tượng Settings (Cài đặt) trên giai đoạn mà bạn mong muốn