Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ CRM / Thiết lập và tổ chức quy trình bán hàng của bạn

Một hệ thống pipeline bán hàng có cấu trúc tổ chức tốt là một phần rất cần thiết để kiểm soát quá trình kinh doanh của bạn  và có cái nhìn tổng quan hơn về các đối tượng bán hàng và khách hàng cơ hội. 

Hệ thống pipeline bán hàng là một biểu hiện trực quan của quá trình bán hàng, từ các lần liên hệ đầu tiên đến các lần liên hệ cuối cùng. Đó là quá trình mà bạn tạo, kiểm tra chất lượng và đóng các đối tượng trong chu trình bán hàng của mình. Trong CRM của Phần mềm, đối tượng được thể hiện ở bên phải của màn hình Kanban trước, sau đó được dịch chuyển dần qua bên trái theo từng giai đoạn.

Mỗi giai đoạn sẽ liên quan đến một bước cụ thể trong chu trình bán hàng và thể hiện độ tiềm năng của từng đối tượng. Số lượng và các giai đoạn sẽ đặc thù cho mỗi công ty hoặc hệ thống. Ví dụ, có công ty sẽ có các giai đoạn sau: Mới, Chất lượng, Đề xuất, Thương lượng, Chốt được cơ hội bán hàng,  Không chốt được cơ hội bán hàng.

 Tất nhiên, mỗi hệ thống sẽ quy định pipeline của mình riêng theo đặc thù của họ. Cho nên, các giai đoạn có thể có nhiều hơn hoặc ít hơn. 

Tạo và tổ chức các giai đoạn của bạn

Thêm/ sắp xếp lại các giai đoạn

Từ mô đun CRM, Trên thanh tìm kiếm, Nhập nhóm bán hàng mà bạn muốn điều chỉnh. Nếu chưa có nhóm nào thì cần tạo trước. 

 

Từ chế độ xem Kaban của hệ thống Pipeline, bạn có thể thêm các giai đoạn bằng cách nhấp vào Thêm cột mới. Khi một cột mới được tạo. Phần mềm sẽ tự động đề xuất thêm  cột để hoàn thành quá trình của bạn. Nếu bạn muốn sắp xếp lại thứ tự của các giai đoạn, bạn có thể dễ dàng thực hiện bằng cách kéo và thả các cột đến vị trí mong muốn.

Thủ thuật

 Bạn có thể thêm giai đoạn tùy ý, ngay cả khi bạn được tư vấn rằng không nên có nhiều hơn 6 cột để giữ cho Pipeline (Cơ hội) được rõ ràng

Kích hoạt giai đoạn Khách hàng đối tượng

Một số công ty sử dụng bước thẩm định chất lượng trước để quản lý khách hàng đối tượng của họ trước khi chuyển đổi chúng thành cơ hội. Để kích hoạt các giai đoạn chính, đi đến Configuration (Cấu hình) > Settings (Cài đặt) , tìm đến mục CRM và chọn Leads (Tiềm năng). Một menu con mới có tên là Leads (Tiềm năng) sẽ được tạo ra trong menu CRM.

Tiềm năng thành công của mỗi giai đoạn.

Tiềm năng thành công của giai đoạn là gì?

Để nắm rõ hơn về khả năng chốt được một cơ hội bán hàng từ đối tượng tiềm năng được cung cấp trong Pipeline, bạn phải thiết lập một tỷ lệ phần trăm xác suất thành công cho mỗi giai đoạn của bạn. Tỷ lệ phần trăm đó liên quan đến tỷ lệ thành công của việc chốt cơ hội bán hàng với một đối tượng nào đó.

Ghi chú

Thiết lập xác suất thành công của giai đoạn là bước cần thiết nếu bạn muốn ước tính doanh thu dự kiến ​​trong chu kỳ bán hàng của bạn

 Ví dụ, nếu chu kỳ bán hàng của bạn gồm các giai đoạn sau: Mới, Chất lượng, Đề xuất, Đàm phán, Chốt được cơ hội bán hàng và không chốt được cơ hội bán hàng,  sau đó màn hình của bạn có thể trông như thế này:

- Mới: Cơ hội chỉ nhận được từ bộ phận quản lý đối tượng khách hàng hoặc tạo ra từ một chiến dịch Gọi điện đại trà. Việc khách hàng có quan tâm không thì vẫn chưa được xác nhận.

Tỷ lệ thành công : 5%

- Chất lượng : các nghiệp vụ, luồng hệ thống, ngân sách và thời gian triển khai dự kiến đã được tìm hiểu và nắm rõ.

Tỷ lệ thành công : 15%

- Đề xuất : đối tượng tiềm năng đã nhận Báo giá.

Tỷ lệ thành công : 50%

- Thương lượng: giai đoạn thương thảo về chi phí.

Tỷ lệ thành công : 75%

- Chốt cơ hội kinh doanh: Khách hàng tiềm năng xác nhận Báo giá và nhận đơn hàng. Hiện tại họ đã là khách hàng của bạn.

Tỷ lệ thành công : 100%

- Đóng cơ hội kinh doanh vì không thành công: khách hàng tiềm năng không còn quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của bạn.

Tỷ lệ thành công : 0%

Thủ thuật

 Trong Pipeline của bạn, mỗi giai đoạn tương ứng với một tiêu chí đã được đặt ra và khả năng có thể đạt được tương ứng. Mỗi khi bạn di chuyển khách hàng cơ hội đến các trạng thái khác thì khả năng chốt cơ hội kinh doanh cũng sẽ tự động cập nhật theo. Bạn nên sử dụng các giá trị  như 100 khi thắng được cơ hội hoặc 0 khi không chốt được khách hàng.

Thiết lập tiềm năng của từng giai đoạn

Để chỉnh sửa các giai đoạn, nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc phải của giai đoạn mà bạn muốn chỉnh sửa, sau đó vào Edit.

Thủ thuật

Trong các trường bắt buộc, bạn có thể nhập các yêu cầu nội bộ cho giai đoạn này. Nó sẽ hiện lên khi bạn di chuyển chuột đến.