Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ bán hàng / Tổng quan quá trình tạo hóa đơn

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và ứng dụng mà bạn sử dụng . Ở đây sẽ có những cách khác nhau để tự động điều chỉnh việc tạo hóa đơn trong Odoo. Thông thường thì hóa đơn dự thảo được tạo bởi hệ thống (với các thông tin được đưa vào từ tài liệu khác như đơn bán hàng hoặc hợp đồng) nhân viên kế toán chỉ cần xác nhận hóa đơn dự thảo và gửi hóa đơn theo nhóm (bằng email hoặc thư thông thường).

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn một trong những cách sau để tạo hóa đơn dự thảo

Tạo bản thảo của hóa đơn từ đơn bán hàng

Ở hầu hết các công ty người bán hàng sẽ tạo báo giá, khi báo giá đã được xác nhận thì nó sẽ trở thành đơn bán hàng. Sau đó hóa đơn dự thảo sẽ được tạo ra dựa vào đơn bán hàng. Bạn sẽ có các tùy chọn khác nhau như:

• Hóa đơn dựa trên khối lượng đặt hàng: Đơn hàng có đầy đủ hóa đơn trước khi thực hiện lệnh giao hàng.

• Hóa đơn dựa trên khối lượng bàn giao: xem ở phần tiếp theo

Hóa đơn trước khi giao hàng thường được sử dụng bởi các ứng dụng thương mại điện tử khi khách hàng thực hiện trả tiền theo đơn hàng và chúng ta thực hiện giao hàng sau.

Đối với hầu hết các trường hợp sử dụng khác, nó được đề nghị cho hóa đơn bằng tay. Nó cho phép nhân viên bán hàng kích hoạt tính năng yêu cầu hóa đơn với các tùy chọn: Hóa đơn có sẵn tại dòng hóa đơn, hóa đơn theo tỷ lệ (Tạm ứng), hóa đơn cố định theo tạm ứng.

Tiến hành việc này thì tốt cho cả sản phẩm dịch vụ và sản phẩm thông thường.

Đọc thêm tại phần hóa đơn cho đơn bán hàng.

Tạo hóa đơn dự thảo từ đơn bán hàng đến giao hàng

Người bán lẻ và thương mại điện tử hóa đơn của họ thường dựa vào số lượng giao hàng thay vì đơn hàng. Điều này gần như là phù hợp cho các doanh nghiệp nơi mà số lượng hàng bạn giao có thể khác với số lượng từ đơn hàng chẳng hạn như đồ ăn hóa đơn của nó dựa vào số ký thực sự.

Với cách này nếu bạn giao một phần đơn hàng, bạn chỉ có hóa đơn cho cái mà bạn thật sự giao. Nếu bạn lại giao hàng cho phần còn lại của đơn hàng (phần được giao và phần còn lại), khách hàng sẽ nhận 2 hóa đơn, mỗi hóa đơn một lần giao.

Tạo hóa đơn dự thảo từ hợp đồng định kỳ

Đối với việc đăng ký, hóa đơn được thực hiện tự động theo định kỳ. Tần suất của hóa đơn, hóa đơn theo dịch vụ, hóa đơn sản phẩm phụ thuộc vào hợp đồng.

Tạo hóa đơn dự thảo từ đơn hàng thương mại điện tử

Đơn hàng thương mại điện tử cũng sẽ được tạo ra đơn hàng khi nó được thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép đơn hàng thanh toán bằng cách chuyển khoản điện tín. Odoo chỉ tạo ra đơn hàng và hóa đơn sẽ được thực hiện thanh toán một lần là đã nhận.

Tạo hóa đơn bằng tay

Người sử dụng có thể tạo hóa đơn bằng tay mà không cần qua hợp đồng hoặc đơn bán hàng. Nó là một cách tiếp cận được đề nghị nếu bạn không cần quản lý quy trình bán hàng, việc giao hàng của sản phẩm thông thường và sản phẩm dịch vụ.

Ngay cả khi nếu bạn có thêm hóa đơn từ đơn bán hàng, bạn có thể cần tạo hóa đơn bằng tay trong các trường hợp sử dụng đặc biệt như:

• Hoàn tiền

• Nhận giảm giá

• Thay đổi hóa đơn tạo từ đơn bán hàng

• Hóa đơn không liên quan tới mã doanh nghiệp của bạn

Các trường hợp khác

Một vài mô đun đặc biệt cũng phát sinh hóa đơn dự thảo như:

• Thành viên: Hóa đơn thành viên của bạn mỗi năm

• Sửa chữa: Hóa đơn của bạn sau dịch vụ bán hàng