Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Tổng quan về quá trình lập hóa đơn

Tùy thuộc vào công việc kinh doanh của bạn và ứng dụng bạn đang dùng, có nhiều cách khác nhau để tự động hóa quá trình tạo hóa đơn cho khách hàng bằng phần mềm. Thường thì các hóa đơn nháp được tạo ra bằng hệ thống này có thông tin được lấy từ các tài liệu khác như đơn bán hàng hoặc hợp đồng và nhân viên kế toán chỉ cần rà soát lại các hóa đơn nháp và gửi hóa đơn theo đợt (bằng thư qua đường bưu điện hoặc thư điện tử).

Phụ thuộc vào công việc kinh doanh của mình mà bạn có thể chọn một trong những cách dưới đây để tạo hóa đơn nháp.

Đơn bán hàng

Đơn bán hàng > Hóa đơn

Ở hầu hết công ty, nhân viên bán hàng tạo ra báo giá và những báo giá này có thể được dùng làm đơn bán hàng khi đã được duyệt. Sau đó, tạo ra các hóa đơn nháp dựa vào đơn bán hàng. Bạn có các lựa chọn khác nhau như:

Lập hóa đơn dựa vào số lượng hàng hóa đã được đặt: lập hóa đơn cho cả đơn đặt hàng trước khi chuyển hàng.

Hóa đơn trước khi vận chuyển thì thường được ứng dụng Thương mại điện tử sử dụng khi khách hàng thanh toán trước và giao hàng sau.

Trong hầu hết các trường hợp sử dụng khác thì hóa đơn nên được lập thủ công. Điều này cho phép nhân viên bán hàng xuất hóa đơn khi được yêu cầu với các lựa chọn: hóa đơn sẵn sàng cho dòng sản phẩm, lập hóa đơn theo phần trăm (trả trước), hóa đơn quy định mức trả trước cố định.

Quá trình này có lợi cho cả dịch vụ và sản phẩm.

Đơn bán hàng > Giao hàng > Hóa đơn

Các doanh nghiệp bán lẻ và Thương mại điện tử (Ecommerce) thường lập hóa đơn dựa vào tổng số lượng hàng hóa được chuyển thay vì dựa vào đơn bán hàng. Hướng tiếp cận này phù hợp với các doanh nghiệp mà số lượng hàng hóa bạn gửi đến có thể khác với số lượng hàng hóa được đặt. Ví dụ thức ăn (hóa đơn dựa trên số Kg thực tế).

Bằng cách này, nếu bạn giao đơn hàng theo đợt, bạn chỉ lập hóa đơn cho những món hàng bạn thực sự giao. Nếu bạn giao đơn hàng dự trữ (giao một phần và phần còn lại giao sau), thì khách hàng sẽ nhận được hai hóa đơn (một hóa đơn cho mỗi lần giao).

Đơn hàng thương mại điện tử‣ Hóa đơn

Đơn đặt hàng thương mại điện tử khi đã được chi trả đầy đủ sẽ tạo ra đơn hàng trong Backend. Nếu bạn chấp nhận thanh toán đơn hàng bằng séc hoặc chuyển phát điện tử, thì Odoo chỉ tạo đơn hàng và lập hóa đơn một khi đã nhận thanh toán.

Hợp đồng

Hợp đồng định kỳ (nguyên tắc) > Hóa đơn

Với trường hợp đặt mua định kỳ, hóa đơn được lập tự động định kỳ. Số lần lập hóa đơn và các sản phẩm/dịch vụ có hóa đơn được quy định rõ trong hợp đồng.

Cách khác

Tạo hóa đơn bằng cách thủ công

Người sử dụng có thể tạo hóa đơn bằng cách thủ công mà không cần sử dụng hợp đồng hoặc đơn bán hàng. Đây là hướng tiếp cận được đề xuất trong trường hợp bạn không cần quản lý quá trình bán hàng ( báo giá) hoặc việc giao hàng hóa/dịch vụ.

Thậm chí nếu bạn tạo hóa đơn dựa vào đơn bán hàng, có lẽ cần tạo hóa đơn theo cách thủ công trong những trường hợp ngoại lệ sau:

- Nếu bạn cần hoàn tiền lại

- Nếu bạn cần đưa ra gói giảm giá

- Nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo ra dựa trên đơn bán hàng

- Nếu bạn cần lập hóa đơn cho một món hàng mà không liên quan đến hoạt động kinh doanh chính của bạn.

Sử dụng module

Một số phân hệ đặc biệt có thể được dùng để tạo ra hóa đơn nháp:

- Khách hàng là thành viên

- Lập hóa đơn cho hội viên hàng năm

- Sửa chữa: lập hóa đơn cho dịch vụ hậu mãi