Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ Kế toán / Từ hóa đơn nhà cung cấp đến thanh toán
Từ hóa đơn nhà cung cấp đến thanh toán
Khi hóa đơn của nhà cung cấp được ghi nhận trên phần mềm, bạn có thể dễ dàng thanh toán cho nhà cung cấp đúng số tiền và đúng thời điểm (không quá muộn, không quá sớm; tùy thuộc vào chính sách nhà cung cấp của bạn). Phần mềm cũng cung cấp các báo cáo để theo dõi số dư tuổi nợ phải trả của bạn. Nếu bạn muốn kiểm soát hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp của mình, bạn có thể sử dụng ứng dụng Purchased (Mua hàng) cho phép bạn kiểm soát và hoàn thành trước chúng một cách tự động dựa vào các đơn đặt hàng trước đây.
Từ hóa đơn của nhà cung cấp đến thanh toán
Tạo mới hóa đơn nhà cung cấp
Có 2 cách tạo mới hóa đơn nhà cung cấp. Bạn có thể vào menu Accounting (Kế toán) > Purchases (Mua hàng) > Vendor Bills (Hóa đơn nhà cung cấp).
Hoặc chọn vào nút New Bill (Hóa đơn mới) ở Accounting Dashboard (Bảng tin kế toán).
Đầu tiên chọn Vendor (Nhà cung cấp) từ danh sách sẵn có hoặc có thể tạo mới, chọn Currency (tiền tệ). Các trường còn lại không bắt buộc, có thể điền hoặc để trống.
Tại tab Bill (Hóa đơn) chọn sản phẩm, điền vào số lượng, chọn thuế.
Lưu lại hóa đơn để cập nhật tổng thuế và tổng số tiền trước khi khấu trừ thuế ở dưới màn hình. Bạn sẽ cần cấu hình giá của sản phẩm không bao gồm thuế vì phần sẽ tự động tính thuế cho bạn.
Lưu ý
Ở phía dưới góc bên trái có bảng tóm tắt tất cả mức thuế trên hóa đơn của nhà cung cấp. Ở một vài nước, có nhiều cách khác nhau để làm tròn tổng số (làm tròn từng dòng, hoặc làm tròn tất cả). Cách làm tròn mặc định củ phần mềm là làm tròn giá cuối cùng của từng dòng (vì bạn có các mức thuế khác nhau cho từng sản phẩm. Ví dụ rượu và thuốc lá). Tuy nhiên, nếu trên hóa đơn của nhà cung cấp có số tổng thuế khác trên hóa đơn của họ, bạn có thể thay đổi số tổng ở bảng bên trái phía dưới để điều chỉnh lại cho khớp.
Xác nhận hóa đơn của nhà cung cấp
Khi chọn nút Validate (Xác nhận) hóa đơn sẽ chuyển từ trạng thái Draft (Nháp) sang Open (Mở) - Ở trạng thái này, hệ thống sẽ ghi nhận công nợ của bản với nhà cung cấp
Khi hóa đơn của nhà cung cấp được duyệt, bút toán sẽ được tạo ra dựa trên cấu hình trong hóa đơn. Bút toán này có thể khác nhau tùy vào ứng dụng kế toán bạn sử dụng.
Với hầu hết các quốc gia của châu Âu, khoản mục bút toán sẽ theo các tài khoản sau:
- Tài khoản phải trả: được xác định trên màn hình thông tin chi tiết của nhà cung cấp
- Thuế: được xác định trên sản phẩm và theo từng dòng
- Chi phí: được xác định trên mục dòng chi tiết sản phẩm được sử dụng
Với hệ thống kế toán Anglo-Saxon (Mỹ), bút toán sẽ sử dụng những tài khoản sau:
- Tài khoản phải trả: được xác định trên thông tin của nhà cung cấp
- Thuế: được xác định trên sản phẩm và theo từng dòng
- Hàng hóa được nhận: được xác định trên thông tin sản phẩm
Bạn có thể kiểm tra báo cáo lãi và lỗ hoặc bảng cân đối kế toán sau khi đã duyệt một số hóa đơn của nhà cung cấp để xem sổ cái của bạn thay đổi như thế nào.
Ghi nhận thanh toán hóa đơn
Để ghi nhận thanh toán chọn vào nút Register Payment (Thanh toán) ở trên cùng của màn hình.
Tại màn hình này, bạn tiến hành chọn Payment Journal (Sổ nhật ký thanh toán), nhập tổng tiền muốn trả Payment Amount (Số tiền) và đơn vị tiền, chọn ngày thanh toán Payment Date. Ở đây hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin tại tất cả các trường.
Sau đó chọn Validate (Xác nhận) thì hóa đơn sẽ chuyển từ trạng thái Open (Mở) sang Paid (Đã thanh toán)
Lưu ý
Bạn cũng có thể trực tiếp thanh toán cho nhà cung cấp mà không cần phải đưa vào hóa đơn của nhà cung cấp bằng cách vào Purchases (Mua hàng) > Payments (Thanh toán). Sau đó, từ hóa đơn của nhà cung cấp, bạn sẽ có thể trực tiếp đối soát với khoản thanh toán đã được ghi nhận.
Báo cáo
Báo cáo dư nợ
Để có danh sách các hóa đơn ở trạng thái Open (Mở) của nhà cung cấp và ngày hết hạn tương ứng, bạn có thể sử dụng báo cáo dư nợ bằng cách chọn menu Reporting (Báo Cáo) > Aged payable (Tuổi nợ phải trả) để xem trực quan tất cả các hóa đơn chưa thanh toán.
Từ báo cáo này, bạn có thể trực tiếp nhấp vào tên của nhà cung cấp để mở tất cả chi tiết của các hóa đơn chưa được thanh toán và khoản nợ quá hạn, hoặc bạn có thể chú thích cho bất kỳ dòng nào để dễ dàng quản lý thông tin. Vào bất cứ lúc nào bạn xem báo cáo, bạn có thể trực tiếp in ra file Excel hoặc PDF . Nội dung và hình thức của hóa đơn theo đúng những gì bạn nhìn thấy trên màn hình.