Tài liệu hướng dẫn / Hướng dẫn phân hệ mua hàng / Yêu cầu báo giá, Gọi thầu cung ứng hoặc Đơn mua hàng?

Mặc dù chúng tương tự và có liên quan với nhau mật thiết, Yêu cầu báo giá, Gọi thầu cung ứng và Đơn mua hàng không giống nhau.

Yêu cầu báo giá (RFQ) được sử dụng khi bạn có kế hoạch để mua một số sản phẩm và bạn muốn nhận được báo giá cho các sản phẩm đó. Trong OpenERP, Yêu cầu báo giá được sử dụng để gửi danh sách các sản phẩm mong muốn của bạn đến nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp của bạn đã trả lời yêu cầu của bạn, bạn có thể chọn tiếp tục hợp tác thông qua việc cung cấp và mua hoặc loại bỏ các gợi ý cung ứng.

Gọi thầu cung ứng (PT), cũng được biết đến như Gọi dự thầu, được sử dụng để tạo ra sự cạnh tranh giữa nhiều nhà cung cấp để có được sự cung ứng tốt nhất cho một danh mục sản phẩm. So với RFQ, Gọi thầu cung ứng (PT) được gửi tới nhiều nhà cung cấp, trong đó từng nhà cung ứng sẽ cạnh tranh với nhau và cung cấp tốt nhất sẽ giành chiến thắng. Lợi ích của quá trình này là nó thường dẫn đến những sự cung ứng chất lượng hơn.

Đơn mua hàng (PO) là một đơn hàng thực tế mà bạn đặt cho nhà cung cấp mà bạn đã chọn, hoặc thông qua một RFQ, Gọi thầu cung ứng, hoặc chỉ đơn giản là khi bạn đã biết được nhà cung cấp nào để đặt hàng.

Sử dụng khi nào?

Một RFQ sẽ mang lợi ích khi bạn chưa bao giờ mua sản phẩm của nhà cung cấp đó trước giờ và vì vậy mà không biết giá của họ. Nó cũng hữu ích nếu bạn muốn thử thách nhà cung ứng một khi bạn đã thiết lập một mối quan hệ tốt với họ. Bạn cũng có thể sử dụng nó để đánh giá chi phí của một dự án và xem liệu chúng có khả thi hay không.

Gọi thầu cung ứng được sử dụng để tìm kiếm những đề nghị cung ứng công khai từ một số nhà cung cấp. Nó cũng có ích khi bạn cần phải thực hiện một đơn mua hàng duy nhất cho một sản phẩm và bạn muốn có được lựa chọn cung ứng tốt nhất mà không cần quan tâm nhà cung cấp đó là ai. Nó có thể được sử dụng khi nhà cung cấp không đáp ứng đến các tiêu chuẩn của bạn và bạn muốn thúc đẩy họ cung cấp một dịch vụ tốt hơn, hoặc tìm thấy một sự thay thế trong số các đối thủ cạnh tranh của họ.

Không nên sử dụng khi nào?

RFQs trở nên không cần thiết một khi bạn đã có nhà cung cấp yêu thích của mình cho từng mục sản phẩm và sẽ chỉ kéo dài sự trì hoãn của việc giao hàng cho mặt hàng đó. Trong trường hợp đó, quá trình mua hàng sẽ đơn giản hơn bằng cách đi thẳng đến việc tạo Đơn mua hàng.

Gọi thầu cung ứng là một quá trình lâu dài và nhàm chán và có thể sẽ mất nhiều hơn vài tuần ngay cả khi trong tình huống thuận lợi nhất. Nếu bạn cần được giao hàng nhanh chóng, điều này không phải là hướng đi ưu tiên. Ngoài ra, nếu bạn đã thiết lập một mối quan hệ tốt với một nhà cung cấp, suy nghĩ hai lần trước khi bạn lựa chọn giải pháp Gọi thầu cung ứng với họ vì nó có thể làm xấu đi mối quan hệ đó và cuối cùng dẫn đến các giao dịch không có lợi sau này.

Ví dụ

Công ty của tôi kinh doanh đồ nội thất gỗ. Đối với lô sản phẩm bàn chúng tôi đang thiết kế, chúng tôi cần một số ốc vít, khung kim loại và dụng cụ bảo hộ cao su.

Tôi tạo một Yêu cầu báo giá trong phần mềm cho những sản phẩm đó và gửi đến nhà cung cấp thường xuyên của tôi qua email. Họ trả lời lại với một đề nghị cung ứng. Tuy nhiên, tôi không được thuyết phục bởi đề nghị cung ứng đó và tôi muốn xem thêm liệu có một nhà cung ứng tốt hơn hay không.

Tôi quyết định thúc đẩy sự cạnh tranh hơn một chút và lập một Gọi thầu cung ứng, mà OpenERP sẽ gửi đến một danh sách các nhà cung ứng tôi đã chỉ định. Trong số 8 phản hồi tôi nhận được, tôi đã ưng ý với một đề nghị cung ứng và muốn làm việc tiếp với họ.

Tôi gửi xác nhận đơn mua hàng cho nhà cung cấp thông qua việc tạo ra Yêu cầu mua hàng từ lời Gọi thầu cung ứng và OpenERP tự động gửi yêu cầu giao hàng của các mặt hàng đó đến nhà cung cấp.

Cấu hình

Nếu bạn muốn biết làm thế nào để tạo một Đơn mua hàng, đọc tài liệu Từ Đơn mua hàng đến Hóa đơn và Biên lai.

Nếu bạn muốn biết làm thế nào để tạo ra một RFQ, đọc tài liệu Làm thế nào để tạo ra một Yêu cầu báo giá?

Nếu bạn muốn biết làm thế nào để tạo ra một Gọi thầu cung ứng, đọc tài liệu Làm thế nào để quản lý nhiều đề nghị cung ứng từ các nhà cung cấp với việc dự thầu cung ứng?