Báo cáo theo thời gian thực

Các báo cáo tổng hợp sau khi triển khai thành công sẽ theo thời gian thực giúp chúng ta có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình và ra quyết định, giúp nâng cao hiệu quả của việc kiểm soát xử lý bất thường, giảm tối đa chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả quản trị

Theo dõi tiềm năng cơ hội khách hàng

Quản lý và chăm sóc khách hàng:

- Vào menu Contact -> tại đây có thể chuyển đổi chế độ xem, sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm kiếm 1 KH nào đó nhanh chóng, nhóm lại hoặc dùng bộ lọc.

Để tạo khách hàng:

- Vào menu Contacts > click “Create” để tạo mới một khách hàng. Điền đầy đủ thông tin của khách hàng, nếu là KH cá nhân chọn “Individual”, KH là công ty chọn “Company” và click “Save” để lưu lại thông tin.

Lưu ý có thể phân loại KH: tag: để dễ dàng quản lý.

- Tạo các thông tin liên hệ đối với công ty, vì 1 công ty có thể có nhiều đầu mối liên hệ khác nhau.

- Đối với mỗi khách hàng cho phép chúng ta theo dõi toàn cảnh về khách hàng như người liên lạc, tổng doanh thu, tổng thực thu.

- Ta có thể trao đổi hoặc ghi chú trên thông tin khách hàng, lên lịch làm việc với khách hàng => hiển thị lên lịch chung của công ty.

- Hệ thống còn cho phép bạn tích hợp với dịch vụ SMS để gửi tin nhắn trực tiếp cho khách hàng trực tiếp trên hệ thống, tích hợp VOIP, Zalo, Facebook…

Quản lý lịch làm việc, lịch hẹn với khách hàng:

- Trong phân hệ contact: đi vào 1 KH, bên góc phải màn hình sẽ có 1 menu Schedule Activity, chúng ta sẽ theo dõi được lịch làm việc cho từng KH cụ thể.

- Trong phân hệ Calendar: tạo lịch cho bạn hoặc assign người khác vào. Khi các nhân viên cần xem và theo dõi lịch làm việc của mình thì có thể vào đây. Các quản lý cũng theo dõi được lịch trình làm việc của nhân viên mình.

- Cuối cùng, ta có thể sử dụng tính năng gửi email marketing: Đây là 1 phương pháp khá hiệu quả để giới thiệu các sản phẩm dịch vụ đến KH. KH ở đây là các KH cũ có sẵn trong hệ thống hoặc các KH mới ta có thể import vào để tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới.

Quản lý các cơ hội kinh doanh: đây là việc quản lý toàn bộ các hoạt động chăm sóc khách hàng trước khi ký hợp đồng.

- Các tiềm năng: các khách hàng có nhu cầu xây dựng nhưng chưa có yêu cầu cụ thể.

- Cơ hội: các KH đã có nhu cầu cụ thể phù hợp với năng lực của công ty.

Lập và dự toán công trình

- Để quản lý các thành phần này ta vào chức năng sau: kinh doanh - sản phẩm. Tại đây thì ta có thể thực hiện quản lý thông qua các thao tác như sửa, xóa, cập nhật giá bán. Ngoài ra thì ta có thể cấu hình giá bán.

- Riêng phần chi phí thì thường xuyên được đánh giá và cập nhập để giúp cho việc lên dự toán nhanh chóng hơn và việc này được hệ thống tự động cập nhập giá theo nguyên tắc kê khai thường xuyên ở module cung ứng.

- Ngoài ra hệ thống còn giúp chúng ta xây dựng các định mức chuẩn của các hạng mục phụ dùng cho công trình xây dựng.

- Tại chức năng lập dự toán ta có thể in các dự toán, đính kèm các tài liệu hỗ trợ. Ta có thể dùng tính năng nhân bản để copy các dự toán khác giúp cho việc lên dự toán được nhanh hơn.

Phân công và theo dõi tiếng độ thực hiện công trình

- Ghi nhận nhật ký thi công.

- Theo dõi tiến độ.

- Trao đổi trên công việc đính kèm các tài liệu, tạo và quản lý các tác vụ con.

Lập và quản lý ngân sách

- Thường thì dự toán cho khách hàng sẽ khác với thực tế về sau vì vậy bộ phận kế hoạch cần lên ngân sách cho công trình. Việc này sẽ giúp chúng ta chủ động về măt tài chính trong việc thực hiện dự án.

- Sau khi khách hàng đồng ý dự án ta sẽ tiến hành lên ngân sách cho dự án. Hệ thống sẽ sao chép lại toàn bộ dự toán đã được lên, ta chỉ cần điều chỉnh lại sao cho phù hợp với thực tế.

- Tiến hành thao tác thực tế: Xây dựng - Lên ngân sách - Chọn tạo mới. Tại đây ta cũng có thể chọn lại dự án đã tạo. Sau đó điều chỉnh lại đơn giá thực tế tại thời điểm lập ngân sách cao hơn hoặc thấp hơn.

Yêu cầu báo giá/đơn mua hàng

Vật tư có thể được cung ứng từ kho nội bộ hoặc mua hàng:

Nếu vật tư có trong kho: luân chuyển vật tư từ kho lên công trình

- Chọn xuất kho từ điểm kho (kho quận 12) đến nơi cần chuyển tới (Kho KH), chọn giàn giáo và xác nhận.

- Sau khi xác nhận thì tồn kho vật tư tại điểm kho sẽ giảm bớt một đơn vị giàn giáo, và kho nhận sẽ tăng lên một đơn vị giàn giáo.

- Điều này giúp chúng ta có thể kiểm soát chặt chẽ vật tư giữa các kho. Ngoài ra có thể in phiếu kho để làm các chứng từ về sau.

Nếu vật tư không có trong kho: quy trình thực hiện như sau

- Tạo yêu cầu báo giá: chọn nhà cung cấp chọn giàn giáo, qua tab Giao hàn và hóa đơn: chọn kho nhận hàng là kho của mình (kho quận 12). Gửi cho nhà cung cấp.

- Sau khi nhà cung cấp báo giá nếu chúng ta đồng ý với giá này thì nhập vô đơn giá và xác nhận để tạo đơn hàng.

- Sau khi xác nhận đơn hàng thì hệ thống sẽ tạo ra 1 phiếu chờ nhập kho ở quận 12 và bên kho sẽ tiến hành nhập hàng về khi có hàng giao tới quận 12.

- Vô hóa đơn nhận hàng của kho quận 12, ta sẽ thấy 1 đơn đang chờ nhận thể hiện ở đây: -> Xác nhận đơn hàng ->nhập kho(từng phần hoặc toàn phần).

- Sau khi hàng về kho quận 12 rồi thì bộ phận kho sẽ có trách nhiệm luân chuyển giàn giáo này qua kho KH. Thao tác tưởng tự như phần vật tư có trong kho phía trên. Tiếp theo, chúng ta có thể quản lý và theo dõi hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp và công nợ. cung ứng và nhận hóa đơn, theo dõi hóa đơn và công nợ với nhà cung cấp.

- Menu đơn mua hàng chọn đơn mua hàng. Tạo 1 hóa đơn: điền đầy đủ các thông tin tham chiếu nhà cung cấp: có thể điền mã hóa đơn đỏ để kiểm soát về sau. Hóa đơn nhà cung cấp. -> Save - Xác nhận hóa đơn. => thanh toán.

Quản lý xuất, nhập, luân chuyển hằng ngày

- Ta có thể quản lý tất cả các hoạt động kho bằng cách:

- Vào menu Hoạt động -> dịch chuyển

- Trên đây ta có thể theo dõi trạng thái các hoạt động kho, các phiếu bị trễ so với ngày kế hoạch sẽ được báo đỏ. Tìm kiếm, gom nhóm các hoạt động khi dữ liệu nhiều lên.

Điều chỉnh và kiểm kê vật tư

- Công việc này được thực hiện theo định kỳ tùy thuộc vào yêu cầu các doanh nghiệp để đảm bảo rằng tồn kho lý thuyết trên hệ thống luôn đúng với tồn kho thực tế . Để đảm bảo việc cung ứng hàng được tốt hơn.

- Sau khi xác nhận và có chênh lệch thì hệ thống sẽ tự động tạo dịch chuyển để điều chỉnh giúp cho số lượng thực tế giống với số lượng lý thuyêt. Thủ kho phải có trách nhiệm gỉai trình dịch chuyển chênh lệch này.

Bảo dưỡng máy móc thiết bị

Vào module bảo dưỡng máy móc, thiết bị:

- Vào chức năng bảo dưỡng máy móc ta có 1 vài máy móc ở đây, Equipment => machine and tool, chọn máy trộn bê tông.

- Trên màn hình thì có thể quản lý các hoạt động bảo trì của 1 máy móc/thiết bị. Và tạo các bảo hành bảo trì trên lịch hoặc chế độ kanban để bộ phận bảo dưỡng theo dõi tiếp và thông báo đến các cá nhân liên quan.

- Vào bảng thông tin-> việc cần làm-> chọn chế độ xem ở chế độ lịch thì theo dõi lịch của các hoạt động bảo trì.

- Ở chế độ kanban ta cũng có thể cấu hình các phần khác như đánh dấu ưu tiên, chuyển đổi trạng thái hoặc trao đổi trên các lệnh bảo dưỡng.

Ghi nhận chi phí theo dự án

Vào menu Kế toán/mua hàng/hóa đơn nhà cung cấp.

Tại màn hình hóa đơn mua hàng tiến hành chọn “Analytic Account” để ghi nhận chi phí cho dự án. Một khi chi phí được xác nhận, hệ thống sẽ ghi nhận vào chi phí vào tài khoản phân tích tương ứng.

Kiểm soát chi phí và doanh thu

- Ta có thể theo dõi doanh thu chi phí và lợi nhuận của từng dự án tại màn hình Analytic Account.

- Tiếp đến chúng ta sẽ đi vào chi tiết các khoản thu chi theo dự án, tại “Analytic Account” click vào button “Cost/Revenue”